Choisissez les bonnes colonnes
Chargez votre fichier et vérifiez les correspondances avec les champs de l’invité. Votre liste reste lisible avant validation.
VOTRE TABLEUR EST LE POINT DE DÉPART
Transformez votre liste Excel en passes événement personnels
Vous avez déjà la liste des invités confirmés. Importez-la depuis Excel ou CSV, vérifiez les données, puis envoyez à chacun son invitation avec QR et accès aux Wallets.
Pas de collecte de RSVP · Pas besoin de ressaisir toute la liste
INVITÉS CLIENTS · EXEMPLE FICTIFExcel → InviteKey
Vos colonnes, vos invités.
Associez les champs avant de valider l’import.
Nom → Nom completCourriel → EmailGroupe → Catégorie
| Nom | Courriel | Groupe |
|---|---|---|
| Camille Martin | camille@example.com | VIP |
| Noah Petit | noah@example.com | Invité |
| Léa Robert | lea@example.com | Partenaire |
Données fictives. Aucun fichier personnel utilisé.
LE MINIMUM UTILE
Que doit contenir votre fichier Excel ou CSV ?
Prévoyez une ligne par invité. Les intitulés de colonnes peuvent différer : vous les associez aux champs d’InviteKey lors de l’import.
- EmailObligatoire
- L’adresse à laquelle envoyer l’invitation personnelle. Vérifiez qu’elle est renseignée et valide pour chaque invité.
- IdentitéObligatoire
- Au moins un champ : prénom, nom ou nom complet. Vous pouvez conserver prénom et nom dans deux colonnes séparées.
- EntrepriseFacultatif
- La société ou l’organisation de l’invité, si cette information figure déjà dans votre liste.
- CatégorieFacultatif
- Un libellé comme Invité, VIP ou Partenaire. Les catégories non reconnues doivent être associées ou créées avant validation. Sans catégorie, la catégorie Invité par défaut est utilisée.
Vous avez recueilli les confirmations ailleurs ? C’est le bon point de départ.
InviteKey ne demande pas aux invités de confirmer leur présence. Il transforme votre liste déjà confirmée en accès personnels et suit les entrées le jour de l’événement.
VÉRIFIER AVANT DE CRÉER
Un import en trois temps, sans envoi automatique d’invitations
Traitez ce qui demande une décision
Adresses invalides, doublons possibles, catégories inconnues : consultez les points signalés et corrigez ou résolvez les cas concernés.
Créez les invités retenus
Vérifiez le nombre d’invités réellement importés. L’envoi des invitations se prépare ensuite : importer un fichier ne déclenche pas les emails.
Essayez les états de l’aperçu
Cet exemple illustre la lecture du rapport, pas l’interface complète d’import. Aucun fichier n’est transmis.
2 lignes prêtes · 1 ligne à corriger.
Commencez par charger la liste d’exemple.
Lecture et vérification des lignes…
| Invité | État | |
|---|---|---|
| Camille | camille@example.com | Prêt |
| Noah | noah@example.com | Prêt |
| Léa | lea@ | À corriger |
Vérification terminée
L’adresse de Léa est corrigée : lea@example.com. Les 3 lignes de cet exemple sont prêtes.
Aucun import réel et aucun email envoyé.
La capacité choisie reste une limite explicite
Si la liste dépasse les places disponibles dans votre événement, l’aperçu indique les lignes retenues et celles non retenues. Vérifiez ce périmètre et ajustez votre capacité si nécessaire avant de finaliser.
APRÈS L’IMPORT
Personnalisez l’invitation, puis distribuez les passes
Ajoutez l’identité visuelle de l’événement, vérifiez l’aperçu de l’invitation et préparez les envois. Les invités reçoivent un accès personnel avec un QR et la possibilité d’ajouter leur pass au Wallet compatible.
La liste devient un point de départ pour l’accueil
Le jour J, l’équipe scanne les passes. Vous consultez ensuite les arrivées et exportez les présences, au lieu de reconstituer le résultat depuis un tableur papier.
EXEMPLE DE PARCOURS
Une soirée clients, une liste de 200 confirmations
- Consolidez votre liste : réunissez les confirmations recueillies par votre équipe commerciale ou un autre outil.
- Importez et vérifiez : associez les noms et emails ; ajoutez l’entreprise et la catégorie si elles sont utiles.
- Préparez les invitations : vérifiez l’identité visuelle et envoyez les passes aux invités retenus.
- Retrouvez le résultat : après les scans à l’entrée, consultez et exportez les présences avant la suppression prévue des données.
Questions sur l’import de listes d’invités
Dois-je renommer toutes mes colonnes ?
Non. Vous associez les colonnes existantes aux champs d’InviteKey et vérifiez ces correspondances avant de finaliser l’import.
Puis-je importer seulement les noms, sans email ?
Non. Le parcours d’import exige une adresse email et au moins un champ d’identité pour chaque invité. L’email permet de distribuer l’invitation personnelle.
Que se passe-t-il si deux lignes ont le même email ?
L’import signale les doublons possibles dans le fichier ou avec les invités déjà présents. Vous devez vérifier ces cas et décider de leur traitement ; ils ne sont pas fusionnés silencieusement.
L’import envoie-t-il immédiatement les invitations ?
Non. Il crée les invités retenus après validation. La préparation et l’envoi des invitations sont une étape distincte.
InviteKey remplace-t-il mon outil de RSVP ?
Non. Il prend le relais quand vous savez déjà qui inviter, pour distribuer les passes et contrôler les entrées.
De la liste à l’arrivée de vos invités
GARDEZ VOTRE LISTE. SIMPLIFIEZ L’ACCÈS.
Votre prochaine liste peut devenir vos prochains passes
Gratuit jusqu’à 50 invités · Pour les professionnels et les organisations