Scegliere le colonne giuste
Caricate il file e verificate le associazioni con i campi dell’ospite. Potete rivedere la lista prima di confermare.
IL VOSTRO FOGLIO DI CALCOLO È IL PUNTO DI PARTENZA
Trasformate la vostra lista Excel di ospiti in inviti personali
Avete già la lista confermata degli ospiti. Importatela da Excel o CSV, verificate i dati, poi inviate a ogni ospite il suo invito con codice QR e pass Wallet.
Nessuna raccolta di conferme · Nessun bisogno di ridigitare tutta la lista
OSPITI CLIENTI · ESEMPIO FITTIZIOExcel → InviteKey
Le vostre colonne, i vostri ospiti.
Associate i campi prima di confermare l’importazione.
Nome → Nome completoIndirizzo email → EmailGruppo → Categoria
| Nome | Posta elettronica | Gruppo |
|---|---|---|
| Camille Martin | camille@example.com | VIP |
| Noah Petit | noah@example.com | Ospite |
| Léa Robert | lea@example.com | Partner |
Dati fittizi. Nessun file personale utilizzato.
I CAMPI ESSENZIALI
Cosa deve contenere il vostro file Excel o CSV?
Usate una riga per ospite. Le intestazioni delle colonne possono essere diverse: le associate ai campi di InviteKey durante l’importazione.
- EmailObbligatorio
- L’indirizzo per l’invito personale. Verificate che sia presente e valido per ogni ospite.
- IdentitàObbligatorio
- Almeno un campo: nome, cognome o nome completo. Potete mantenere nome e cognome in colonne separate.
- AziendaFacoltativo
- L’azienda o l’organizzazione dell’ospite, se questa informazione è già nella vostra lista.
- CategoriaFacoltativo
- Un’etichetta come Ospite, VIP o Partner. Le categorie non riconosciute vanno associate o create prima della conferma. Senza categoria si usa la categoria predefinita Ospite.
Avete raccolto le conferme altrove? È il punto di partenza giusto.
InviteKey non chiede agli ospiti di confermare la presenza. Trasforma la vostra lista già confermata in inviti personali e segue gli ingressi il giorno dell’evento.
VERIFICARE PRIMA DI CREARE
Un’importazione in tre fasi, senza invio automatico degli inviti
Risolvere i punti che richiedono una decisione
Indirizzi non validi, possibili duplicati, categorie sconosciute: esaminate i punti segnalati e correggete o risolvete ogni caso.
Creare gli ospiti selezionati
Verificate il numero di ospiti effettivamente importati. Preparate poi l’invio degli inviti: importare un file non invia email.
Provate gli stati dell’anteprima
Questo esempio mostra come leggere il rapporto, non l’intera interfaccia di importazione. Nessun file viene trasmesso.
2 righe pronte · 1 riga da correggere.
Iniziate caricando la lista di esempio.
Lettura e verifica delle righe…
| Ospite | Stato | |
|---|---|---|
| Camille | camille@example.com | Pronto |
| Noah | noah@example.com | Pronto |
| Léa | lea@ | Da correggere |
Verifica completata
L’indirizzo di Léa è corretto: lea@example.com. Le 3 righe di esempio sono pronte.
Nessuna importazione reale e nessuna email inviata.
La capacità scelta è un limite esplicito
Se la lista supera i posti disponibili dell’evento, l’anteprima indica le righe incluse ed escluse. Verificate questo perimetro e adeguate la capacità se necessario prima di finalizzare.
DOPO L’IMPORTAZIONE
Personalizzare l’invito, poi inviarlo
Aggiungete l’identità visiva dell’evento, verificate l’anteprima dell’invito e preparate l’invio. Gli ospiti ricevono un invito personale con un codice QR e la possibilità di aggiungere il pass a un Wallet compatibile.
La lista diventa il vostro punto di partenza per l’accoglienza
Il giorno dell’evento, il vostro team scansiona i codici QR. Potete poi consultare gli arrivi e, con un piano a pagamento, esportare le presenze invece di ricostruire il risultato da un foglio di carta.
ESEMPIO DI SVOLGIMENTO
Un ricevimento clienti, una lista di 200 conferme
- Consolidate la lista: riunite le conferme raccolte dal team commerciale o da un altro strumento.
- Importate e verificate: associate nomi ed email; aggiungete azienda e categoria se utile.
- Preparate gli inviti: verificate l’identità visiva e inviate gli inviti agli ospiti selezionati.
- Consultate il risultato: dopo la scansione all’ingresso, consultate le presenze — ed esportatele con un piano a pagamento — prima della cancellazione programmata dei dati.
Domande sull’importazione delle liste di ospiti
Devo rinominare tutte le mie colonne?
No. Associate le colonne esistenti ai campi di InviteKey e verificate queste associazioni prima di finalizzare l’importazione.
Posso importare nomi senza indirizzo email?
No. L’importazione richiede un indirizzo email e almeno un campo di identità per ospite. L’email serve a distribuire l’invito personale.
Cosa succede se due righe hanno la stessa email?
L’importazione segnala i possibili duplicati nel file o rispetto agli ospiti esistenti. Esaminate questi casi e decidete come trattarli; non vengono uniti in silenzio.
L’importazione invia subito gli inviti?
No. Crea gli ospiti selezionati dopo la conferma. Preparare e inviare gli inviti è un passaggio separato.
InviteKey sostituisce il mio strumento di conferma presenze?
No. Subentra quando sapete già chi invitare, per inviare gli inviti e controllare l’ingresso.
Dalla vostra lista all’arrivo degli ospiti
TENETE LA VOSTRA LISTA. SEMPLIFICATE L’ACCESSO.
La vostra prossima lista di ospiti può diventare i vostri prossimi inviti
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