Luku 4 · Kutsusähköpostit
Lähetä kutsut
Kohdassa ”Kutsusähköpostit” lähetä heti tai ajasta lähetys ja seuraa sitten, mitä on lähtenyt. Jokainen vieras saa sähköpostin, jossa on linkki kutsuun: hänen QR-koodinsa ja halutessaan hänen Apple Walletin tai Google Walletin korttinsa.
Vaihe vaiheelta
- Kokeile (valinnainen)
Kohdassa ”Yleiskuva” valitse ”Kokeile (valinnainen)” ja sitten ”Lähetä minulle testikutsu”. Kutsu lähtee omaan osoitteeseesi, siinä on merkintä TESTI, sen QR-koodilla ei pääse sisään eikä se lasketa lähetyksiisi. Enintään 10 testiä 24 tuntia aikana samaa tapahtumaa kohti.
- Valitse ryhmä ja aika
Valitse vastaanottajat. Voit suodattaa heidät seuraavasti: vieraat ilman kutsua, luokka tai toimitustila (lähetettävä, ongelma, peruttu). Lähetä heti tai valitse ”Ajasta tämä lähetys” ja päivämäärä. Yhteenveto muistuttaa kutsujen kielen ja laskee, ketkä saavat sen, kenellä se jo on ja keitä kapasiteetti estää.
- Vahvista
”Tarkista ja lähetä” ja sitten ”Luo taustalähetys”. Valinta tarkistetaan uudelleen sillä hetkellä: vieraat, joilla on jo lähetetty tai ajastettu kutsu, ohitetaan.
- Seuraa toimituksia
Katso laskurit, toimitusongelmat ja vahvistettavat toimitukset. Vahvistettava toimitus ei välttämättä ole epäonnistunut: käsittele se sille tarkoitetussa näkymässä lähettämättä kutsua varmuuden vuoksi uudelleen.
Hyvä tietää
- Ensimmäinen lähetys: tapahtuman tilaksi tulee ”Aktiivinen” ja sen tietojen poistopäivä vahvistetaan (luku 1).
- Myöhäinen lähetys: lähetys, joka on ajastettu alle 24 tuntia ennen alkua, merkitään. Tapahtuman päättymisen jälkeen ajastettu lähetys perutaan sinä päivänä kuluttamatta mitään.
Muutokset lähetyksen jälkeen
Jo lähetettyä sähköpostia ei voi korjata. Kutsusivu ja jo asennetut Wallet-kortit näyttävät ajantasaiset tiedot myös muutoksesi jälkeen; vieraan QR-koodi pysyy samana.
Mitä muuttuu sen mukaan, mitä muokkaat
| Muokkaat | Jo vastaanotettu sähköposti | Kutsusivu ja Wallet-kortit | Ajastetut lähetykset |
|---|---|---|---|
| Päivämäärä, aika, paikka, yhteystieto | Säilyttää vanhan tiedon | Näyttävät uuden | Lähtevät uudella tiedolla |
| Kuvat ja värit | Ei muutu | Näyttävät uuden ulkoasun | Lähtevät uudella ulkoasulla |
| Vieraan nimi | Ei muutu | Korjataan heti | Lähtevät korjattuina |
| Luokan nimi | Ei muutu | Näyttävät uuden nimen | Lähtevät uudella nimellä |
Päivämäärän tai paikan muuttaminen
Ennen tallentamista InviteKey näyttää, keitä muutos koskee: vieraat, jotka ovat jo saaneet kutsunsa, ajastetut lähetykset, jotka eivät ole vielä lähteneet, ne, joista ei vielä tiedetä, ovatko ne lähteneet, ja ne, jotka eivät ole saaneet mitään. Yhtään kutsua ei lähetetä uudelleen: vahvistat ilmoittavasi itse niille, jotka ovat jo saaneet kutsun. Ajastetut lähetykset, jotka osuisivat uuden lopun jälkeen, voi perua tai ajastaa uudelleen; muuten ne perutaan sinä päivänä kuluttamatta mitään.
Vieraan sähköpostiosoitteen muuttaminen
- Mitään ei ole vielä lähtenyt: ei muuta vaikutusta.
- Kutsu on ajastettu eikä ole vielä lähtenyt: se lähtee uuteen osoitteeseen suunniteltuna aikana samalla QR-koodilla.
- Kutsu on jo lähtenyt vanhaan osoitteeseen: InviteKey ei lähetä sitä uudelleen. Kopioi vieraan kutsulinkki (”Kopioi kutsulinkki”) ja välitä se itse sähköpostilla tai viestillä. QR-koodi on sama.
Vieraan pääsyn peruminen
Vieraan peruminen tekee hänen QR-koodistaan kelvottoman: hänet hylätään sisäänkäynnillä (”Hylätty — peruttu”), eikä hänen Wallet-korttinsa ole enää voimassa. ”Aktivoi uudelleen” palauttaa saman QR-koodin voimaan.
Vieraan voi poistaa vain, jos mitään ei ole koskaan tavoittanut häntä: ei lähetettyä eikä odottavaa kutsua, ei koskaan skannattu, ei Wallet-korttia lisättynä puhelimeen ja pääsy peruttu. Poisto vapauttaa paikan; se on lopullinen.