Chapitre 4 · E-mails d’invitation
Envoyer les invitations
Dans « E-mails d’invitation », envoyez maintenant ou programmez l’envoi, puis suivez ce qui est parti. Chaque invité reçoit un email avec le lien de son invitation : son QR code et, s’il le souhaite, son passe Apple Wallet ou Google Wallet.
Dans l’ordre
- Faire un essai (facultatif)
Dans « Vue d’ensemble », « Faire un essai (facultatif) » puis « M’envoyer une invitation de test ». Elle part à votre adresse, porte la mention TEST, son QR code n’admet personne et elle ne compte pas dans vos envois. 10 essais au plus par 24 heures pour un même événement.
- Choisir le groupe et l’heure
Choisissez les destinataires. Vous pouvez les filtrer par : les invités sans invitation, une catégorie, ou un état de livraison (à envoyer, problème, annulées). Envoyez tout de suite, ou cochez « Programmer cet envoi » et choisissez la date. Le récapitulatif rappelle la langue des invitations et compte ceux qui la recevront, ceux qui l’ont déjà et ceux que la capacité bloque.
- Confirmer
« Vérifier et envoyer », puis « Créer l’envoi en arrière-plan ». La sélection est revérifiée à ce moment : les invités qui ont déjà une invitation envoyée ou programmée seront ignorés.
- Suivre les livraisons
Consultez les compteurs, les problèmes de livraison et les livraisons à confirmer. Une livraison à confirmer n’a pas forcément échoué : traitez-la depuis l’écran prévu, sans renvoyer l’invitation d’office.
À savoir
- Premier envoi : l’événement passe « Actif » et sa date de suppression des données est fixée (chapitre 1).
- Envoi tardif : un envoi programmé moins de 24 heures avant le début est signalé. Un envoi programmé après la fin de l’événement est annulé le jour venu, sans rien consommer.
Modifier après l’envoi
Un email déjà envoyé ne peut pas être corrigé. La page de l’invitation et les passes Wallet déjà installés afficheront les informations à jour même après votre modification ; le QR code de l’invité reste le même.
Ce qui change, selon ce que vous modifiez
| Vous modifiez | Email déjà reçu | Page de l’invitation et passes Wallet | Envois programmés |
|---|---|---|---|
| Date, heure, lieu, contact | Garde l’ancienne information | Affichent la nouvelle | Partiront avec la nouvelle |
| Images et couleurs | Inchangé | Affichent le nouvel habillage | Partiront avec le nouvel habillage |
| Nom d’un invité | Inchangé | Corrigés aussitôt | Partiront corrigés |
| Nom d’une catégorie | Inchangé | Affichent le nouveau nom | Partiront avec le nouveau nom |
Changer la date ou le lieu
Avant d’enregistrer, InviteKey montre qui est concerné : les invités qui ont déjà reçu leur invitation, les envois programmés pas encore partis, ceux dont on ignore encore s’ils sont partis, et ceux qui n’ont rien reçu. Aucune invitation n’est renvoyée : vous confirmez que vous préviendrez vous-même ceux qui en ont déjà reçu une. Des envois programmés qui tomberaient après la nouvelle fin peuvent être annulés ou reprogrammés ; sinon, ils sont annulés le jour venu, sans rien consommer.
Changer l’adresse email d’un invité
- Rien n’est encore parti : aucun autre effet.
- Son invitation est programmée et pas encore partie : elle partira à la nouvelle adresse, à l’heure prévue, avec le même QR code.
- Son invitation est déjà partie à l’ancienne adresse : InviteKey ne la renvoie pas. Copiez son lien d’invitation (« Copier le lien d’invitation ») et transmettez-le vous-même, par email ou par message. Le QR code est le même.
Retirer l’accès d’un invité
Révoquer un invité rend son QR code invalide : il sera refusé à l’entrée (« Refusé — révoqué »), et son passe Wallet n’est plus valable. « Réactiver » rend au même QR code sa validité.
Un invité ne peut être supprimé que si rien ne lui est jamais parvenu : aucune invitation partie ni en attente, jamais scanné, aucun passe Wallet ajouté à un téléphone, et accès révoqué. La suppression libère sa place ; elle est définitive.