Capitolo 6 · Il giorno dell’evento
Controllare gli ingressi
Alla porta, il controllore scansiona il codice QR dell’invitato e segue il risultato mostrato. Nella console, la scheda «Ingressi» segue le presenze e i casi da verificare.
Passo dopo passo
- Scansionare alla porta
L’invitato mostra il suo codice QR, dalla pagina del suo invito o dal suo pass Wallet. Segui il risultato mostrato: far entrare, rifiutare o attendere.
- Ritrovare un invitato senza il suo codice QR
«Ricerca manuale»: digita almeno due lettere del suo nome. Scegliere una persona apre la sua scheda; l’ingresso viene convalidato solo con «Convalida l’ingresso». Senza codice QR, nulla prova che sia la persona giusta: verificalo prima di convalidare.
- Tenere d’occhio «Da verificare»
In «Ingressi», esamina le scansioni non andate a buon fine e i doppi ingressi comparsi dopo un’interruzione di rete.
- Fare il bilancio
Consulta le presenze prima della data di cancellazione dei dati (dopo l’evento).
Capire i risultati di una scansione
Un codice QR ammette una sola volta: InviteKey registra il primo ingresso, senza uscita né rientro, qualunque sia la porta. Non prova l’identità della persona che lo presenta: prevedi una verifica se il tuo evento lo richiede.
Far entrare
| Risultato | Cosa significa | Cosa fare |
|---|---|---|
| Ammesso | L’ingresso è registrato sul server. | Fai entrare. |
| Accettato offline | Nessuna rete: il telefono ha riconosciuto il codice QR nel suo elenco. | Fai entrare. L’ingresso sarà confermato al ritorno della rete. |
Rifiutare
| Risultato | Cosa significa | Cosa fare |
|---|---|---|
| Rifiutato — già usato | Questo codice QR è già stato usato; lo schermo indica l’ora del primo ingresso. | Verifica l’identità della persona e indirizzala all’organizzazione se necessario. |
| Rifiutato — revocato | L’organizzatore ha annullato questo invito. | Indirizza la persona all’organizzazione. |
| Rifiutato — scaduto | Il codice QR non è più valido. | Indirizza la persona all’organizzazione. |
| Rifiutato — QR sconosciuto | Nessun invitato di questo evento corrisponde. | Verifica che si tratti proprio di questo evento. |
| QR non riconosciuto | Non è un codice QR di InviteKey. Nulla è stato inviato al server. | Chiedi il codice QR dell’invito. |
| Fuori dalla finestra di ammissione | Gli ingressi sono aperti dal giorno di inizio dell’evento, dalle 00:01 (ora dell’evento), fino alla sua fine. | Nessun ingresso è possibile ora. |
| Accesso disattivato | L’evento è sospeso: nessun ingresso può essere convalidato. | Avvisa l’organizzatore. |
Attendere o riprovare
| Risultato | Cosa significa | Cosa fare |
|---|---|---|
| Conferma in attesa | Il server non ha risposto: l’ingresso potrebbe essere stato registrato. | «Riprova»: riparte la stessa operazione, senza rischio di doppione. |
| Il server non è stato raggiunto | Nessuna richiesta è partita: nulla è stato registrato. | Verifica la rete, poi riprova. |
| Il server rifiuta le richieste | L’ingresso non è stato registrato, e non è la rete del telefono. | Avvisa l’organizzatore. |
| La richiesta precedente è ancora in corso | Il telefono attende ancora la risposta alla scansione precedente. | Non scansionare di nuovo: attendi, poi «Riprova». |
| Accesso non confermato | Il telefono non può decidere da solo: l’evento richiede la conferma del server, il suo elenco è troppo vecchio o questo codice QR non vi compare. | Non far entrare senza la conferma del server. |
| Scansione impossibile | Questo telefono non può più convalidare. | Riattivalo dal suo menu, con il link e il PIN. |
La scansione di prova
Test riuscito — Questo codice QR non ammette nessuno: è il codice QR di un invito di prova. Il telefono è pronto; nessun ingresso viene registrato.
Controllare senza rete
Se la rete cade, il seguito dipende dalla modalità di controllo scelta in «Accesso scanner» e dall’età dell’elenco scaricato su ogni telefono.
| Modalità di controllo | Se la rete cade | Il rischio |
|---|---|---|
| Continuare senza rete (predefinito) | I controllori continuano ad ammettere gli invitati con l’elenco del telefono. | Due telefoni disconnessi possono accettare lo stesso codice QR; il conflitto compare solo alla sincronizzazione. |
| Richiedere la conferma del server | Nessuna ammissione è possibile: la fila si ferma. | Nessun doppio ingresso tra telefoni, ma più nessun ingresso senza rete. |
L’elenco sul telefono
- Cosa contiene: il nome, la società e la categoria di ogni invitato; il suo indirizzo email solo se lo hai autorizzato. Mai il codice QR stesso, solo un’impronta che permette di riconoscerlo.
- La sua durata: 24 ore di default, regolabile in «Accesso scanner». Oltre, senza rete, il telefono mostra «Accesso non confermato».
- Prima dell’apertura: su ogni telefono, «Sincronizza l'elenco» con la rete, per partire da un elenco aggiornato.
Durante e dopo l’interruzione
- Ogni ingresso accettato offline viene conservato sul telefono, poi inviato al server al ritorno della rete.
- Se due telefoni hanno accettato lo stesso codice QR, il secondo compare in «Ingressi», sotto «Da verificare» («Già entrato»). La sincronizzazione non può annullare un ingresso già concesso.
I contatori
- Sul telefono, «Arrivati» rapporta gli ingressi agli invitati che hanno un codice QR — un invio programmato conta già. «stimato» segnala ingressi non ancora confermati dal server, e «da sincronizzare» quelli che attendono ancora la rete.
- In «Ingressi», gli attesi sono l’intero elenco degli invitati. Una nota indica quanti inviti non sono ancora partiti: questi invitati sono attesi e assenti, ma non hanno ancora ricevuto il loro codice QR.
Dopo l’evento
- Presenze: «Ingressi» mostra chi è venuto, quando e da quale porta, e i casi «Da verificare». L’esportazione delle presenze è inclusa nelle offerte a pagamento.
- Promemoria: 3 giorni prima della cancellazione dei dati, alle 09:00 (ora dell’evento), un’email la ricorda agli amministratori dell’organizzazione e al creatore dell’evento.
- Telefoni: verifica che nessun ingresso sia ancora in attesa, poi applica la procedura di cancellazione del capitolo 5.