Chapitre 6 · Le jour J
Contrôler les entrées
À la porte, le contrôleur scanne le QR code de l’invité et suit le résultat affiché. Dans la console, l’onglet « Entrées » suit les présences et les cas à vérifier.
Dans l’ordre
- Scanner à la porte
L’invité présente son QR code, depuis la page de son invitation ou son passe Wallet. Suivez le résultat affiché : laisser entrer, refuser, ou attendre.
- Retrouver un invité sans son QR code
« Recherche manuelle » : tapez au moins deux lettres de son nom. Choisir une personne ouvre sa fiche ; l’entrée n’est validée qu’avec « Valider l’entrée ». Sans QR code, rien ne prouve que c’est la bonne personne : vérifiez-le avant de valider.
- Surveiller « À vérifier »
Dans « Entrées », examinez les scans qui n’ont pas abouti et les doubles entrées apparues après une coupure de réseau.
- Faire le bilan
Consultez les présences avant la date de suppression des données (après l’événement).
Comprendre les résultats d’un scan
Un QR code admet une seule fois : InviteKey enregistre la première entrée, sans sortie ni réentrée, quelle que soit la porte. Il ne prouve pas l’identité de la personne qui le présente : prévoyez une vérification si votre événement l’exige.
Laisser entrer
| Résultat | Ce que cela veut dire | Que faire |
|---|---|---|
| Admis | L’entrée est enregistrée sur le serveur. | Laissez entrer. |
| Accepté hors ligne | Pas de réseau : le téléphone a reconnu le QR code dans sa liste. | Laissez entrer. L’entrée sera confirmée au retour du réseau. |
Refuser
| Résultat | Ce que cela veut dire | Que faire |
|---|---|---|
| Refusé — déjà utilisé | Ce QR code a déjà servi ; l’écran indique l’heure de la première entrée. | Vérifiez l’identité de la personne et adressez-la à l’organisation si besoin. |
| Refusé — révoqué | L’organisateur a annulé cette invitation. | Adressez la personne à l’organisation. |
| Refusé — périmé | Le QR code n’est plus valable. | Adressez la personne à l’organisation. |
| Refusé — QR inconnu | Aucun invité de cet événement ne correspond. | Vérifiez qu’il s’agit bien de cet événement. |
| QR non reconnu | Ce n’est pas un QR code InviteKey. Rien n’a été envoyé au serveur. | Demandez le QR code de l’invitation. |
| Hors fenêtre d’admission | Les entrées sont ouvertes du jour du début de l’événement, dès 00:01 (heure de l’événement), jusqu’à sa fin. | Aucune entrée n’est possible maintenant. |
| Accès désactivé | L’événement est suspendu : aucune entrée ne peut être validée. | Prévenez l’organisateur. |
Attendre, ou réessayer
| Résultat | Ce que cela veut dire | Que faire |
|---|---|---|
| Confirmation en attente | Le serveur n’a pas répondu : l’entrée a peut-être été enregistrée. | « Réessayer » : c’est la même opération qui repart, sans risque de doublon. |
| Le serveur n’a pas été joint | Aucune requête n’est partie : rien n’a été enregistré. | Vérifiez le réseau, puis réessayez. |
| Le serveur ne répond plus aux demandes | L’entrée n’a pas été enregistrée, et ce n’est pas le réseau du téléphone. | Prévenez l’organisateur. |
| La demande précédente est encore en cours | Le téléphone attend encore la réponse au scan précédent. | Ne rescannez pas : patientez, puis « Réessayer ». |
| Accès non confirmé | Le téléphone ne peut pas décider seul : l’événement exige la confirmation du serveur, sa liste est trop ancienne, ou ce QR code n’y figure pas. | Ne laissez pas entrer sans la confirmation du serveur. |
| Scan impossible | Ce téléphone ne peut plus valider. | Réactivez-le depuis son menu, avec le lien et le PIN. |
Le scan de test
Test réussi — Ce QR code n’admet personne : c’est le QR code d’une invitation de test. Le téléphone est prêt ; aucune entrée n’est enregistrée.
Contrôler sans réseau
Si le réseau tombe, la suite dépend du mode de contrôle choisi dans « Accès scanner » et de l’âge de la liste téléchargée sur chaque téléphone.
| Mode de contrôle | Si le réseau tombe | Le risque |
|---|---|---|
| Continuer sans réseau (par défaut) | Les contrôleurs continuent d’admettre les invités avec la liste du téléphone. | Deux téléphones déconnectés peuvent accepter le même QR code ; le conflit n’apparaît qu’à la synchronisation. |
| Exiger la confirmation du serveur | Aucune admission n’est possible : la file s’arrête. | Aucune double entrée entre téléphones, mais plus d’entrées sans réseau. |
La liste sur le téléphone
- Ce qu’elle contient : le nom, la société et la catégorie de chaque invité ; son adresse email seulement si vous l’avez autorisé. Jamais le QR code lui-même, seulement une empreinte qui permet de le reconnaître.
- Sa durée : 24 heures par défaut, réglable dans « Accès scanner ». Au-delà, sans réseau, le téléphone affiche « Accès non confirmé ».
- Avant l’ouverture : sur chaque téléphone, « Synchroniser la base » avec du réseau, pour partir d’une liste à jour.
Pendant et après la coupure
- Chaque entrée acceptée hors ligne est gardée sur le téléphone, puis envoyée au serveur au retour du réseau.
- Si deux téléphones ont accepté le même QR code, le second apparaît dans « Entrées », sous « À vérifier » (« Déjà entré »). La synchronisation ne peut pas annuler une entrée déjà accordée.
Les compteurs
- Sur le téléphone, « Arrivés » rapporte les entrées aux invités qui ont un QR code — un envoi programmé compte déjà. « estimé » signale des entrées pas encore confirmées par le serveur, et « à synchroniser » celles qui attendent encore le réseau.
- Dans « Entrées », les attendus sont toute la liste des invités. Une note indique combien d’invitations ne sont pas encore parties : ces invités sont attendus et absents, mais n’ont pas encore reçu leur QR code.
Après l’événement
- Présences : « Entrées » montre qui est venu, quand et par quelle porte, et les cas « À vérifier ». L’export des présences est inclus dans les offres payantes.
- Rappel : 3 jours avant la suppression des données, à 09:00 (heure de l’événement), un email la rappelle aux administrateurs de l’organisation et au créateur de l’événement.
- Téléphones : vérifiez qu’aucune entrée n’attend encore, puis appliquez la procédure d’effacement du chapitre 5.