Chapitre 3 · Invités

Ajouter ou importer des invités

Dans l’onglet « Invités », créez les catégories utiles, puis ajoutez des personnes une par une ou importez une liste. InviteKey ne recueille pas les réponses des invités : ajoutez des personnes dont la présence est déjà confirmée. Les colonnes attendues dans un fichier d’import sont décrites plus bas, dans « Préparer le fichier d’import ».

Dans l’ordre

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   Préparer les catégories

   Chaque événement démarre avec 6 catégories, dans la langue de la personne qui le crée : Invité, VIP, Intervenant, Organisateur, Partenaire et Sponsor. Renommez-les ou changez leur couleur avec « Modifier », archivez celles dont vous n’avez pas besoin, et ajoutez les vôtres avec « Ajouter une catégorie ». Un invité sans catégorie reçoit la catégorie par défaut — « Invité » au départ ; « Définir par défaut » en désigne une autre. Une catégorie est un libellé affiché à l’accueil, pas un droit d’accès particulier.

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   Ajouter les invités

   « Ajouter un invité » pour une personne ; pour une liste, préparez un fichier puis ouvrez l’import.

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   Importer un fichier

   Le fichier contient une ligne par invité avec, au minimum, son adresse email et son identité : le prénom, le nom ou le nom complet — au moins l’un des trois. Deux colonnes sont facultatives : la catégorie (vide, l’invité reçoit la catégorie par défaut) et la société. Le détail suit, dans « Préparer le fichier d’import ».

   À l’import, vérifiez la correspondance des colonnes, puis réglez dans l’aperçu les catégories inconnues, les doublons, les lignes à corriger et la capacité. L’import crée les invités retenus ; il n’envoie aucune invitation.

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   Relire la liste, puis cocher « J’ai relu la liste »

   Vérifiez les noms, les adresses email et les catégories. Dans « Préparer mon événement », la case se décoche d’elle-même si la liste change ensuite.

Préparer le fichier d’import

Une ligne par invité, les titres de colonnes sur la première ligne.

Le fichier

• Formats : Excel (.xlsx) ou CSV encodé en UTF-8.
• Taille : 10 Mo au plus, 10 000 lignes et 100 colonnes au plus.
• Formules : une cellule qui contient une formule est gardée comme texte, jamais calculée.

Les colonnes

Vos intitulés peuvent être différents : à l’import, vous indiquez quelle colonne correspond à quel champ. Les intitulés courants sont reconnus d’eux-mêmes.

Vérifier l’aperçu avant de confirmer

L’import affiche un aperçu ligne par ligne avant de créer les invités. Les lignes valides peuvent être importées même si d’autres sont à corriger. Il reste à régler les catégories inconnues et les doublons.

• À corriger : adresse absente ou invalide, nom manquant, valeur trop longue. Ces lignes sont ignorées ; corrigez-les dans le fichier, puis importez-les à nouveau.
• Catégorie inconnue : créez-la, ou rattachez-la à une catégorie existante de l’événement.
• Doublon possible : la même adresse apparaît deux fois dans le fichier, ou existe déjà dans l’événement. Pour chaque cas, choisissez « Importer comme invité distinct » ou « Ignorer cette ligne ». Rien n’est fusionné sans vous.
• Capacité atteinte : au-delà des places de l’offre, l’aperçu indique les lignes qui ne seront pas importées. Un administrateur de l’organisation peut augmenter la capacité ; sinon, « Valider quand même » importe les lignes qui tiennent.

Enfin, cochez « Je confirme que chaque personne de cette liste a déjà confirmé sa présence hors InviteKey », puis créez les invités retenus.

À savoir

Archiver une catégorie qui a des invités : elle n’est plus proposée pour de nouveaux invités ni pour choisir un groupe d’envoi. Ses invités y restent, ou vous les réaffectez à une autre catégorie — leur passe Wallet est alors mis à jour, et ce qui s’affiche à l’entrée change pour eux. « Désarchiver » la rend de nouveau disponible.

Un exemple

Ces cinq intitulés sont reconnus d’eux-mêmes. Noah n’a pas de catégorie : il recevra la catégorie par défaut, « Invité » si vous ne l’avez pas changée.