Guide / Préparer les scanners

Chapitre 5 · Accès scanner

Préparer les scanners

Les téléphones de votre équipe deviennent les scanners — les « appareils de vérification » de votre offre. Aucun matériel à acheter, aucune application à installer depuis un store. L’onglet « Accès scanner » suit l’ordre chronologique : « Avant l’événement », « Pendant l’événement », « Après l’événement ». Dès le premier jour de l’événement, « Pendant l’événement » passe en tête de l’onglet ; une fois l’événement terminé, c’est « Après l’événement », avec l’effacement des téléphones.

Dans l’ordre

  1. Créer les points de contrôle

    Nommez chaque entrée surveillée, par exemple « Entrée principale » ou « Parking ». Sur le téléphone, l’équipe la choisit sous le nom de « porte ». Un invité n’entre qu’une fois, quelle que soit la porte.

  2. Régler le contrôle

    Le mode de contrôle : « Continuer sans réseau (par défaut) » ou « Exiger la confirmation du serveur » — leurs effets. L’âge maximal de la base hors ligne : 24 heures par défaut ; au-delà, un téléphone sans réseau ne décide plus seul. Facultatif : « Afficher l’email de l’invité dans la recherche du scanner » — les adresses sont alors copiées sur chaque téléphone.

  3. Ouvrir l’accès de l’équipe

    « Ouvrir l’accès » crée un lien d’activation et un PIN, communs à l’équipe. Le PIN ne s’affiche qu’une fois : notez-le. L’accès se ferme de lui-même à midi le lendemain du dernier jour de l’événement.

  4. Imprimer la fiche de l’équipe

    « Voir la fiche imprimable » : un QR code d’activation, les portes de l’événement, et un emplacement pour le PIN, à reporter à la main — la fiche ne l’imprime jamais.

  5. Activer chaque téléphone

    Scannez le QR code de la fiche avec l’appareil photo ou ouvrez le lien, saisissez le PIN, choisissez la porte et nommez l’appareil : ce nom, obligatoire, apparaît dans le suivi des entrées. Puis, dans le menu du scanner, « Synchroniser la base », avec du réseau. Le nombre de téléphones actifs à la fois dépend de l’offre.

L’étape « Préparer les scanners » est faite quand l’accès est ouvert et qu’au moins un téléphone est activé.

À savoir

  • PIN refusé : après plusieurs essais faux, l’activation fait une pause de 5 minutes au plus ; si le PIN est bloqué, « Nouveau PIN » en crée un autre sans déconnecter les téléphones déjà activés.
  • Scan de test (facultatif) : avec un téléphone activé et du réseau, scannez le QR code de votre invitation de test (chapitre 4) : « Test réussi — Ce QR code n’admet personne ». Aucune entrée n’est enregistrée.
  • Pendant l’événement : « Appareils connectés » montre chaque téléphone, sa porte, son dernier signe de vie et ses entrées en attente. « Déconnecter » arrête un téléphone ; « Nouveau PIN » et « Nouveau lien » remplacent un PIN oublié ou un lien diffusé sans déconnecter personne ; « Révoquer l’accès » coupe tous les téléphones d’un coup — à réserver au cas où le lien et le PIN sont tombés entre de mauvaises mains : chaque téléphone devra alors être réactivé avec un nouveau lien et un nouveau PIN.

Après l’événement : effacer les données des téléphones

Chaque téléphone activé garde hors ligne la liste des invités : noms, sociétés et catégories, et les adresses email si vous les avez autorisées — jamais leur QR code. Elle s’efface d’elle-même. À la suppression des données de l’événement, le scanner efface ce qui en reste sur un téléphone dès sa prochaine ouverture. Seul un téléphone jamais rouvert garde sa copie : InviteKey ne peut pas l’effacer à distance.

Pour l’effacer plus tôt, dès la fin de l’événement, selon le cas :

  1. Sur chaque téléphone rendu. Rétablissez le réseau et vérifiez que le scanner n’a plus d’entrées en attente. Dans le menu du scanner, choisissez « Déconnecter cet appareil » : la liste des invités est effacée aussitôt. Le scanner a besoin du réseau pour se déconnecter. Les entrées qui n’auraient pas été envoyées restent sur le téléphone : la déconnexion ne les envoie pas.
  2. Depuis « Accès scanner ». « Déconnecter », dans « Appareils connectés », ferme la session d’un appareil ; « Révoquer l’accès » ferme celles de tous les appareils et rend le lien et le PIN inutilisables. Un téléphone éteint ou hors ligne n’efface sa liste qu’à son prochain contact avec le serveur.
  3. Téléphone perdu ou non rendu. Déconnectez-le, puis choisissez « Nouveau lien » : le lien et la fiche en circulation ne permettent plus d’activer un appareil, et l’écran d’activation n’affiche plus le nom de l’événement. Si le PIN a circulé aussi, « Révoquer l’accès » ferme tout d’un coup.

  4. Téléphone qui ne se reconnecte pas. Quand vous le récupérez, effacez dans les réglages de son navigateur les données de l’adresse du scanner, app.invitekey.app, puis vérifiez qu’elles n’y figurent plus :

    iPhone — Réglages › Apps › Safari › Avancé › Données de sites web (sur iOS 17 : Réglages › Safari › Avancé). Safari range app.invitekey.app sous son domaine, invitekey.app : supprimez cette entrée, puis vérifiez qu’elle a disparu de la liste. Si le scanner a été ajouté à l’écran d’accueil, supprimez aussi son icône : ses données partent avec elle.

    Android — Chrome › ⋮ › Paramètres › Paramètres des sites › Tous les sites, puis app.invitekey.app (Chrome peut le ranger sous invitekey.app) › Effacer et réinitialiser. Vérifiez ensuite que app.invitekey.app n’apparaît plus dans la liste.

Dans l’app : Accès scanner — points de contrôle, réglages, accès de l’équipe, appareils connectés, effacement.
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