Глава 3 · Гости

Добавяне или импортиране на гости

В раздела „Гости“ създайте нужните категории, след което добавяйте хора един по един или импортирайте списък. InviteKey не събира отговорите на гостите: добавяйте хора, чието присъствие вече е потвърдено. Колоните, очаквани във файла за импортиране, са описани по-долу, в „Подготовка на файла за импортиране“.

Стъпка по стъпка

1. 1
   Подгответе категориите

   Всяко събитие започва с 6 категории на езика на човека, който го създава: Гост, VIP, Лектор, Организатор, Партньор и Спонсор. Преименувайте ги или сменете цвета им с „Редактирай“, архивирайте ненужните и добавете свои с „Добави категория“. Гост без категория получава категорията по подразбиране — в началото „Гост“; „Задай по подразбиране“ посочва друга. Категорията е етикет, показван при посрещането, а не специално право на достъп.

2. 2
   Добавете гостите

   „Добави гост“ за един човек; за списък подгответе файл и след това отворете импортирането.

3. 3
   Импортирайте файл

   Файлът съдържа по един ред за всеки гост с поне неговия имейл адрес и самоличност: собствено име, фамилия или пълно име — поне едно от трите. Две колони са по избор: категорията (празна — гостът получава категорията по подразбиране) и фирмата. Подробностите следват в „Подготовка на файла за импортиране“.

   При импортирането проверете съответствието на колоните, след което уредете в прегледа непознатите категории, дубликатите, редовете за корекция и капацитета. Импортирането създава приетите гости; то не изпраща нито една покана.

4. 4
   Прегледайте списъка и отметнете „Прегледах списъка“

   Проверете имената, имейл адресите и категориите. В „Подготовка на моето събитие“ отметката се премахва сама, ако списъкът се промени по-късно.

Подготовка на файла за импортиране

По един ред за всеки гост, заглавията на колоните на първия ред.

Файлът

• Формати: Excel (.xlsx) или CSV с кодиране UTF-8.
• Размер: най-много 10 MB, 10 000 реда и 100 колони.
• Формули: клетка с формула се запазва като текст и никога не се изчислява.

Колоните

Вашите заглавия може да са различни: при импортирането посочвате коя колона на кое поле отговаря. Обичайните заглавия се разпознават автоматично — разпознаването познава заглавия на английски, френски и испански.

Проверете прегледа, преди да потвърдите

Импортирането показва преглед ред по ред, преди да създаде гостите. Валидните редове могат да бъдат импортирани, дори ако други се нуждаят от корекция. Остава да се уредят непознатите категории и дубликатите.

• Нуждае се от корекция: липсващ или невалиден адрес, липсващо име, твърде дълга стойност. Тези редове се пропускат; коригирайте ги във файла и ги импортирайте отново.
• Непозната категория: създайте я или я свържете със съществуваща категория на събитието.
• Възможен дубликат: един и същ адрес се среща два пъти във файла или вече съществува в събитието. За всеки случай изберете „Импортиране като отделен гост“ или „Пропускане на този ред“. Нищо не се обединява без вас.
• Достигнат капацитет: над местата в офертата прегледът посочва редовете, които няма да бъдат импортирани. Администратор на организацията може да увеличи капацитета; иначе „Потвърдете въпреки това“ импортира редовете, които се побират.

Накрая отметнете „Потвърждавам, че всеки в този списък вече е потвърдил присъствието си извън InviteKey“ и създайте приетите гости.

Добре е да знаете

Архивиране на категория с гости: тя вече не се предлага за нови гости, нито за избор на група за изпращане. Гостите ѝ остават в нея или ги прехвърляте в друга категория — тогава пропускът им за Wallet се обновява и това, което се показва на входа, се променя за тях. „Разархивирай“ я прави отново достъпна.

Пример

Тези пет заглавия се разпознават автоматично. Иван няма категория: той ще получи категорията по подразбиране, „Гост“, ако не сте я променили.