Capítulo 3 · Invitados

Añadir o importar invitados

En la pestaña «Invitados», cree las categorías útiles y después añada personas una a una o importe una lista. InviteKey no recoge las respuestas de los invitados: añada personas cuya asistencia ya esté confirmada. Las columnas esperadas en un archivo de importación se describen más abajo, en «Preparar el archivo de importación».

Paso a paso

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   Preparar las categorías

   Cada evento empieza con 6 categorías, en el idioma de la persona que lo crea: Invitado, VIP, Ponente, Organizador, Socio y Patrocinador. Cámbieles el nombre o el color con «Editar», archive las que no necesite y añada las suyas con «Añadir categoría». Un invitado sin categoría recibe la categoría por defecto — «Invitado» al principio; «Establecer por defecto» designa otra. Una categoría es una etiqueta que se muestra en la recepción, no un derecho de acceso particular.

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   Añadir los invitados

   «Añadir invitado» para una persona; para una lista, prepare un archivo y abra la importación.

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   Importar un archivo

   El archivo contiene una fila por invitado con, como mínimo, su dirección de correo y su identidad: el nombre, el apellido o el nombre completo — al menos uno de los tres. Dos columnas son opcionales: la categoría (vacía, el invitado recibe la categoría por defecto) y la empresa. El detalle sigue en «Preparar el archivo de importación».

   Al importar, compruebe la correspondencia de las columnas y resuelva en la vista previa las categorías desconocidas, los duplicados, las filas que corregir y la capacidad. La importación crea los invitados aceptados; no envía ninguna invitación.

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   Revisar la lista y marcar «He revisado la lista»

   Compruebe los nombres, las direcciones de correo y las categorías. En «Preparar mi evento», la casilla se desmarca sola si la lista cambia después.

Preparar el archivo de importación

Una fila por invitado, con los títulos de las columnas en la primera fila.

El archivo

• Formatos: Excel (.xlsx) o CSV codificado en UTF-8.
• Tamaño: 10 MB como máximo, 10.000 filas y 100 columnas como máximo.
• Fórmulas: una celda que contiene una fórmula se conserva como texto, nunca se calcula.

Las columnas

Sus encabezados pueden ser distintos: al importar, indica qué columna corresponde a cada campo. Los encabezados habituales se reconocen solos.

Comprobar la vista previa antes de confirmar

La importación muestra una vista previa fila por fila antes de crear los invitados. Las filas válidas pueden importarse aunque otras deban corregirse. Quedan por resolver las categorías desconocidas y los duplicados.

• Debe corregirse: dirección ausente o no válida, nombre que falta, valor demasiado largo. Estas filas se omiten; corríjalas en el archivo e impórtelas de nuevo.
• Categoría desconocida: créela o asóciela a una categoría existente del evento.
• Posible duplicado: la misma dirección aparece dos veces en el archivo, o ya existe en el evento. Para cada caso, elija «Importar como invitado independiente» u «Omitir esta fila». Nada se fusiona sin usted.
• Capacidad alcanzada: más allá de las plazas de la oferta, la vista previa indica las filas que no se importarán. Un administrador de la organización puede aumentar la capacidad; si no, «Confirmar de todos modos» importa las filas que caben.

Por último, marque «Confirmo que todas las personas de esta lista ya confirmaron su asistencia fuera de InviteKey» y cree los invitados aceptados.

Conviene saber

Archivar una categoría que tiene invitados: deja de proponerse para nuevos invitados y para elegir un grupo de envío. Sus invitados permanecen en ella, o los reasigna a otra categoría — su pase Wallet se actualiza entonces, y lo que se muestra en la entrada cambia para ellos. «Desarchivar» la vuelve a poner a disposición.

Un ejemplo

Estos cinco encabezados se reconocen solos. Hugo no tiene categoría: recibirá la categoría por defecto, «Invitado» si no la ha cambiado.