Capítulo 3 · Convidados

Adicionar ou importar convidados

No separador «Convidados», crie as categorias úteis e depois adicione pessoas uma a uma ou importe uma lista. O InviteKey não recolhe as respostas dos convidados: adicione pessoas cuja presença já esteja confirmada. As colunas esperadas num ficheiro de importação são descritas mais abaixo, em «Preparar o ficheiro de importação».

Passo a passo

1. 1
   Preparar as categorias

   Cada evento começa com 6 categorias, no idioma da pessoa que o cria: Convidado, VIP, Palestrante, Organizador, Parceiro e Patrocinador. Mude-lhes o nome ou a cor com «Editar», arquive as que não precisa e adicione as suas com «Adicionar categoria». Um convidado sem categoria recebe a categoria predefinida — «Convidado» no início; «Definir como predefinida» designa outra. Uma categoria é uma etiqueta mostrada na receção, não um direito de acesso particular.

2. 2
   Adicionar os convidados

   «Adicionar convidado» para uma pessoa; para uma lista, prepare um ficheiro e depois abra a importação.

3. 3
   Importar um ficheiro

   O ficheiro contém uma linha por convidado com, no mínimo, o seu endereço de e-mail e a sua identidade: o nome próprio, o apelido ou o nome completo — pelo menos um dos três. Duas colunas são opcionais: a categoria (vazia, o convidado recebe a categoria predefinida) e a empresa. O detalhe segue em «Preparar o ficheiro de importação».

   Na importação, verifique a correspondência das colunas e resolva na pré-visualização as categorias desconhecidas, os duplicados, as linhas a corrigir e a capacidade. A importação cria os convidados aceites; não envia nenhum convite.

4. 4
   Rever a lista e assinalar «Revi a lista»

   Verifique os nomes, os endereços de e-mail e as categorias. Em «Preparar o meu evento», a caixa desmarca-se sozinha se a lista mudar depois.

Preparar o ficheiro de importação

Uma linha por convidado, com os títulos das colunas na primeira linha.

O ficheiro

• Formatos: Excel (.xlsx) ou CSV codificado em UTF-8.
• Tamanho: no máximo 10 MB, 10.000 linhas e 100 colunas.
• Fórmulas: uma célula que contém uma fórmula é guardada como texto, nunca calculada.

As colunas

Os seus títulos podem ser diferentes: na importação, indica que coluna corresponde a que campo. Os títulos mais comuns são reconhecidos automaticamente.

Verificar a pré-visualização antes de confirmar

A importação mostra uma pré-visualização linha a linha antes de criar os convidados. As linhas válidas podem ser importadas mesmo que outras estejam a corrigir. Ficam por resolver as categorias desconhecidas e os duplicados.

• A corrigir: endereço ausente ou inválido, nome em falta, valor demasiado longo. Estas linhas são ignoradas; corrija-as no ficheiro e importe-as de novo.
• Categoria desconhecida: crie-a ou associe-a a uma categoria existente do evento.
• Possível duplicado: o mesmo endereço aparece duas vezes no ficheiro, ou já existe no evento. Para cada caso, escolha «Importar como convidado distinto» ou «Ignorar esta linha». Nada é fundido sem si.
• Capacidade atingida: para além dos lugares da oferta, a pré-visualização indica as linhas que não serão importadas. Um administrador da organização pode aumentar a capacidade; caso contrário, «Confirmar mesmo assim» importa as linhas que cabem.

Por fim, assinale «Confirmo que todas as pessoas desta lista já confirmaram a presença fora do InviteKey» e crie os convidados aceites.

A saber

Arquivar uma categoria que tem convidados: deixa de ser proposta para novos convidados e para escolher um grupo de envio. Os seus convidados permanecem nela, ou reatribui-os a outra categoria — o passe Wallet deles é então atualizado, e o que aparece à entrada muda para eles. «Desarquivar» volta a disponibilizá-la.

Um exemplo

Estes cinco títulos são reconhecidos automaticamente. O Tiago não tem categoria: vai receber a categoria predefinida, «Convidado» se não a alterou.