Κεφάλαιο 3 · Επισκέπτες
Προσθήκη ή εισαγωγή καλεσμένων
Στην καρτέλα «Επισκέπτες», δημιουργήστε τις κατηγορίες που χρειάζεστε και, στη συνέχεια, προσθέστε άτομα έναν έναν ή εισαγάγετε μια λίστα. Το InviteKey δεν συλλέγει τις απαντήσεις των καλεσμένων: προσθέστε άτομα των οποίων η συμμετοχή έχει ήδη επιβεβαιωθεί. Οι στήλες που αναμένονται στο αρχείο εισαγωγής περιγράφονται παρακάτω, στην ενότητα «Προετοιμασία του αρχείου εισαγωγής».
Βήμα προς βήμα
- Προετοιμάστε τις κατηγορίες
Κάθε εκδήλωση ξεκινά με 6 κατηγορίες στη γλώσσα του ατόμου που τη δημιουργεί: Καλεσμένος, VIP, Ομιλητής, Διοργανωτής, Συνεργάτης και Χορηγός. Μετονομάστε τις ή αλλάξτε το χρώμα τους με το «Επεξεργασία», αρχειοθετήστε όσες δεν χρειάζεστε και προσθέστε δικές σας με το «Προσθήκη κατηγορίας». Ένας καλεσμένος χωρίς κατηγορία λαμβάνει την προεπιλεγμένη κατηγορία — αρχικά «Καλεσμένος»· το «Ορισμός ως προεπιλογής» ορίζει άλλη. Η κατηγορία είναι μια ετικέτα που εμφανίζεται κατά την υποδοχή, όχι ειδικό δικαίωμα πρόσβασης.
- Προσθέστε τους καλεσμένους
«Προσθήκη επισκέπτη» για ένα άτομο· για μια λίστα, ετοιμάστε ένα αρχείο και ανοίξτε την εισαγωγή.
- Εισαγάγετε ένα αρχείο
Το αρχείο έχει μία γραμμή ανά καλεσμένο με τουλάχιστον τη διεύθυνση email του και την ταυτότητά του: όνομα, επώνυμο ή ονοματεπώνυμο — τουλάχιστον ένα από τα τρία. Δύο στήλες είναι προαιρετικές: η κατηγορία (αν είναι κενή, ο καλεσμένος λαμβάνει την προεπιλεγμένη κατηγορία) και η εταιρεία. Λεπτομέρειες ακολουθούν στην ενότητα «Προετοιμασία του αρχείου εισαγωγής».
Κατά την εισαγωγή, ελέγξτε την αντιστοίχιση των στηλών και, στη συνέχεια, στην προεπισκόπηση, επιλύστε τις άγνωστες κατηγορίες, τα διπλότυπα, τις γραμμές προς διόρθωση και τη χωρητικότητα. Η εισαγωγή δημιουργεί τους καλεσμένους που έγιναν δεκτοί· δεν στέλνει καμία πρόσκληση.
- Ελέγξτε τη λίστα και τσεκάρετε «Έλεγξα τη λίστα»
Ελέγξτε τα ονόματα, τις διευθύνσεις email και τις κατηγορίες. Στην ενότητα «Προετοιμασία της εκδήλωσής μου», το τσεκάρισμα αφαιρείται αυτόματα αν η λίστα αλλάξει αργότερα.
Προετοιμασία του αρχείου εισαγωγής
Μία γραμμή ανά καλεσμένο, με τις επικεφαλίδες των στηλών στην πρώτη γραμμή.
Το αρχείο
- Μορφές: Excel (
.xlsx) ή CSV με κωδικοποίηση UTF-8. - Μέγεθος: έως 10 MB, 10.000 γραμμές και 100 στήλες.
- Τύποι: ένα κελί με τύπο διατηρείται ως κείμενο και δεν υπολογίζεται ποτέ.
Οι στήλες
Οι επικεφαλίδες σας μπορεί να διαφέρουν: κατά την εισαγωγή, δηλώνετε ποια στήλη αντιστοιχεί σε ποιο πεδίο. Οι συνήθεις επικεφαλίδες αναγνωρίζονται αυτόματα — η αναγνώριση γνωρίζει επικεφαλίδες στα αγγλικά, τα γαλλικά και τα ισπανικά.
| Πεδίο | Υποχρεωτικό; | Επικεφαλίδες που αναγνωρίζονται | Σημειώσεις |
|---|---|---|---|
| Ναι | email, e-mail, mail | Μία έγκυρη διεύθυνση ανά καλεσμένο: εκεί αποστέλλεται η πρόσκλησή του. | |
| Όνομα, επώνυμο ή ονοματεπώνυμο | Τουλάχιστον ένα από τα τρία | first name; last name; name, full name | Όνομα και επώνυμο: έως 100 χαρακτήρες το καθένα· ονοματεπώνυμο: 200. |
| Εταιρεία | Όχι | company, organization, organisation | Έως 200 χαρακτήρες. |
| Κατηγορία | Όχι | category, type, group | Για παράδειγμα VIP ή Συνεργάτης. Κενή: η προεπιλεγμένη κατηγορία. |
Ελέγξτε την προεπισκόπηση πριν επιβεβαιώσετε
Η εισαγωγή εμφανίζει προεπισκόπηση γραμμή προς γραμμή πριν δημιουργήσει τους καλεσμένους. Οι έγκυρες γραμμές μπορούν να εισαχθούν ακόμη κι αν άλλες χρειάζονται διόρθωση. Απομένει να επιλυθούν οι άγνωστες κατηγορίες και τα διπλότυπα.
- Χρειάζεται διόρθωση: διεύθυνση που λείπει ή δεν είναι έγκυρη, όνομα που λείπει, τιμή πολύ μεγάλη. Αυτές οι γραμμές παραλείπονται· διορθώστε τις στο αρχείο και εισαγάγετέ τες ξανά.
- Άγνωστη κατηγορία: δημιουργήστε την ή συνδέστε τη με μια υπάρχουσα κατηγορία της εκδήλωσης.
- Πιθανό διπλότυπο: η ίδια διεύθυνση εμφανίζεται δύο φορές στο αρχείο ή υπάρχει ήδη στην εκδήλωση. Για κάθε περίπτωση, επιλέξτε «Εισαγωγή ως ξεχωριστού προσκεκλημένου» ή «Παράλειψη αυτής της γραμμής». Τίποτα δεν συγχωνεύεται χωρίς εσάς.
- Συμπληρωμένη χωρητικότητα: πέρα από τις θέσεις της προσφοράς, η προεπισκόπηση υποδεικνύει τις γραμμές που δεν θα εισαχθούν. Ένας διαχειριστής του οργανισμού μπορεί να αυξήσει τη χωρητικότητα· διαφορετικά, το «Επιβεβαίωση παρόλα αυτά» εισάγει τις γραμμές που χωρούν.
Τέλος, τσεκάρετε «Επιβεβαιώνω ότι κάθε άτομο στη λίστα έχει ήδη επιβεβαιώσει τη συμμετοχή του εκτός InviteKey» και δημιουργήστε τους καλεσμένους που έγιναν δεκτοί.
Καλό να γνωρίζετε
Αρχειοθέτηση κατηγορίας με καλεσμένους: δεν προτείνεται πλέον για νέους καλεσμένους ούτε για την επιλογή ομάδας αποστολής. Οι καλεσμένοι της παραμένουν σε αυτήν, ή τους μεταφέρετε σε άλλη κατηγορία — τότε η κάρτα Wallet τους ενημερώνεται και ό,τι εμφανίζεται στην είσοδο αλλάζει γι’ αυτούς. Το «Επαναφορά» την κάνει ξανά διαθέσιμη.
Παράδειγμα
| First name | Last name | Company | Category | |
|---|---|---|---|---|
| Camille | Martin | camille@paradeigma.gr | Studio Nord | VIP |
| Νίκος | Παπαδόπουλος | nikos@paradeigma.gr |
Αυτές οι πέντε επικεφαλίδες αναγνωρίζονται αυτόματα. Ο Νίκος δεν έχει κατηγορία: θα λάβει την προεπιλεγμένη κατηγορία, «Καλεσμένος», αν δεν την έχετε αλλάξει.