Kapitel 3 · Gæster

Tilføj eller importér gæster

Opret de nødvendige kategorier under fanen »Gæster«, og tilføj derefter personer én ad gangen, eller importér en liste. InviteKey indsamler ikke gæsternes svar: Tilføj personer, hvis deltagelse allerede er bekræftet. De kolonner, der forventes i en importfil, er beskrevet længere nede i »Forbered importfilen«.

Trin for trin

1. 1
   Forbered kategorierne

   Hvert arrangement starter med 6 kategorier på sproget hos den, der opretter det: Gæst, VIP, Taler, Arrangør, Partner og Sponsor. Omdøb dem, eller skift farve med »Rediger«, arkivér dem, du ikke har brug for, og tilføj dine egne med »Tilføj kategori«. En gæst uden kategori får standardkategorien — fra start »Gæst«; »Angiv som standard« udpeger en anden. En kategori er en etiket, der vises ved modtagelsen, ikke en særlig adgangsret.

2. 2
   Tilføj gæsterne

   »Tilføj gæst« for én person; til en liste forbereder du en fil og åbner derefter importen.

3. 3
   Importér en fil

   Filen indeholder én række pr. gæst med mindst e-mailadressen og identiteten: fornavn, efternavn eller fulde navn — mindst ét af de tre. To kolonner er valgfrie: kategorien (tom får gæsten standardkategorien) og virksomheden. Detaljerne følger i »Forbered importfilen«.

   Ved importen tjekker du, hvordan kolonnerne er matchet, og løser derefter i eksemplet ukendte kategorier, dubletter, rækker, der skal rettes, og kapaciteten. Importen opretter de godkendte gæster; den sender ingen invitation.

4. 4
   Gennemgå listen, og sæt hak i »Jeg har gennemgået listen«

   Tjek navne, e-mailadresser og kategorier. I »Forbered mit event« fjernes hakket af sig selv, hvis listen ændres bagefter.

Forbered importfilen

Én række pr. gæst med kolonneoverskrifterne i første række.

Filen

• Formater: Excel (.xlsx) eller CSV kodet i UTF-8.
• Størrelse: højst 10 MB, 10.000 rækker og 100 kolonner.
• Formler: En celle med en formel gemmes som tekst og beregnes aldrig.

Kolonnerne

Dine overskrifter kan være anderledes: Ved importen angiver du, hvilken kolonne der svarer til hvilket felt. Almindelige overskrifter genkendes automatisk — genkendelsen kender engelske, franske og spanske overskrifter.

Tjek eksemplet, før du bekræfter

Importen viser et eksempel række for række, før gæsterne oprettes. Gyldige rækker kan importeres, selv om andre skal rettes. Ukendte kategorier og dubletter skal stadig løses.

• Skal rettes: manglende eller ugyldig adresse, manglende navn, for lang værdi. Disse rækker springes over; ret dem i filen, og importér dem igen.
• Ukendt kategori: Opret den, eller knyt den til en eksisterende kategori i arrangementet.
• Mulig dublet: Den samme adresse står to gange i filen eller findes allerede i arrangementet. Vælg for hvert tilfælde »Importér som separat gæst« eller »Spring denne række over«. Intet flettes uden dig.
• Kapacitet nået: Ud over tilbuddets pladser viser eksemplet de rækker, der ikke importeres. En administrator i organisationen kan øge kapaciteten; ellers importerer »Bekræft alligevel« de rækker, der er plads til.

Sæt til sidst hak i »Jeg bekræfter, at alle på listen allerede har bekræftet deltagelse uden for InviteKey«, og opret derefter de godkendte gæster.

Godt at vide

Arkivering af en kategori med gæster: Den tilbydes ikke længere til nye gæster eller til valg af en udsendelsesgruppe. Dens gæster bliver i den, eller du flytter dem til en anden kategori — deres Wallet-kort opdateres så, og det, der vises ved indgangen, ændrer sig for dem. »Gendan fra arkiv« gør den tilgængelig igen.

Et eksempel

Disse fem overskrifter genkendes automatisk. Noah har ingen kategori: Han får standardkategorien, »Gæst«, hvis du ikke har ændret den.