Rozdział 3 · Goście

Dodawanie lub import gości

Na karcie „Goście” utwórz potrzebne kategorie, a następnie dodawaj osoby pojedynczo lub zaimportuj listę. InviteKey nie zbiera odpowiedzi gości: dodawaj osoby, których obecność jest już potwierdzona. Kolumny oczekiwane w pliku importu opisano niżej, w części „Przygotowanie pliku importu”.

Krok po kroku

1. 1
   Przygotuj kategorie

   Każde wydarzenie zaczyna się od 6 kategorii w języku osoby, która je tworzy: Gość, VIP, Prelegent, Organizator, Partner i Sponsor. Zmień ich nazwy lub kolory przyciskiem „Edytuj”, zarchiwizuj te, których nie potrzebujesz, i dodaj własne przyciskiem „Dodaj kategorię”. Gość bez kategorii otrzymuje kategorię domyślną — na początku „Gość”; „Ustaw jako domyślną” wyznacza inną. Kategoria to etykieta wyświetlana przy wejściu, a nie szczególne uprawnienie dostępu.

2. 2
   Dodaj gości

   „Dodaj gościa” dla jednej osoby; dla listy przygotuj plik, a następnie otwórz import.

3. 3
   Zaimportuj plik

   Plik zawiera jeden wiersz na gościa, a w nim co najmniej jego adres e-mail i tożsamość: imię, nazwisko lub pełne imię i nazwisko — co najmniej jedno z trzech. Dwie kolumny są opcjonalne: kategoria (pusta — gość dostaje kategorię domyślną) i firma. Szczegóły w części „Przygotowanie pliku importu”.

   Podczas importu sprawdź przypisanie kolumn, a następnie rozstrzygnij w podglądzie nieznane kategorie, duplikaty, wiersze do poprawy i pojemność. Import tworzy przyjętych gości; nie wysyła żadnego zaproszenia.

4. 4
   Przejrzyj listę i zaznacz „Lista sprawdzona”

   Sprawdź imiona i nazwiska, adresy e-mail i kategorie. W „Przygotuj moje wydarzenie” zaznaczenie znika samo, jeśli lista później się zmieni.

Przygotowanie pliku importu

Jeden wiersz na gościa, nagłówki kolumn w pierwszym wierszu.

Plik

• Formaty: Excel (.xlsx) lub CSV zakodowany w UTF-8.
• Rozmiar: maksymalnie 10 MB, 10 000 wierszy i 100 kolumn.
• Formuły: komórka zawierająca formułę jest zachowywana jako tekst i nigdy nie jest obliczana.

Kolumny

Twoje nagłówki mogą być inne: podczas importu wskazujesz, która kolumna odpowiada któremu polu. Popularne nagłówki są rozpoznawane automatycznie — rozpoznawanie zna nagłówki angielskie, francuskie i hiszpańskie.

Sprawdź podgląd przed potwierdzeniem

Import pokazuje podgląd wiersz po wierszu przed utworzeniem gości. Poprawne wiersze można zaimportować, nawet jeśli inne wymagają poprawy. Pozostaje rozstrzygnąć nieznane kategorie i duplikaty.

• Wymaga poprawy: brak adresu lub adres niepoprawny, brak imienia i nazwiska, zbyt długa wartość. Te wiersze są pomijane; popraw je w pliku i zaimportuj ponownie.
• Nieznana kategoria: utwórz ją lub przypisz do istniejącej kategorii wydarzenia.
• Możliwy duplikat: ten sam adres występuje w pliku dwa razy albo już istnieje w wydarzeniu. W każdym przypadku wybierz „Importuj jako osobnego gościa” lub „Pomiń ten wiersz”. Nic nie zostanie połączone bez ciebie.
• Osiągnięta pojemność: powyżej liczby miejsc w ofercie podgląd wskazuje wiersze, które nie zostaną zaimportowane. Administrator organizacji może zwiększyć pojemność; w przeciwnym razie „Potwierdź mimo to” importuje wiersze, które się mieszczą.

Na koniec zaznacz „Potwierdzam, że każda osoba z tej listy potwierdziła już udział poza InviteKey”, a następnie utwórz przyjętych gości.

Warto wiedzieć

Archiwizacja kategorii, która ma gości: nie jest już proponowana nowym gościom ani przy wyborze grupy wysyłki. Jej goście w niej zostają albo przenosisz ich do innej kategorii — ich karta Wallet jest wtedy aktualizowana, a to, co wyświetla się przy wejściu, zmienia się dla nich. „Przywróć z archiwum” ponownie ją udostępnia.

Przykład

Tych pięć nagłówków jest rozpoznawanych automatycznie. Jakub nie ma kategorii: otrzyma kategorię domyślną, „Gość”, jeśli jej nie zmieniłeś.