Luku 3 · Vieraat

Lisää tai tuo vieraat

Luo välilehdellä ”Vieraat” tarvittavat luokat ja lisää sitten henkilöt yksitellen tai tuo luettelo. InviteKey ei kerää vieraiden vastauksia: lisää henkilöt, joiden osallistuminen on jo vahvistettu. Tuontitiedostossa odotetut sarakkeet kuvataan alempana kohdassa ”Tuontitiedoston valmistelu”.

Vaihe vaiheelta

1. 1
   Valmistele luokat

   Jokainen tapahtuma alkaa 6 luokalla sen luojan kielellä: Vieras, VIP, Puhuja, Järjestäjä, Kumppani ja Sponsori. Nimeä ne uudelleen tai vaihda niiden väriä kohdasta ”Muokkaa”, arkistoi ne, joita et tarvitse, ja lisää omasi kohdasta ”Lisää luokka”. Vieras, jolla ei ole luokkaa, saa oletusluokan — aluksi ”Vieras”; ”Aseta oletukseksi” valitsee toisen. Luokka on vastaanotossa näkyvä nimike, ei erityinen pääsyoikeus.

2. 2
   Lisää vieraat

   ”Lisää vieras” yhdelle henkilölle; luetteloa varten valmistele tiedosto ja avaa sitten tuonti.

3. 3
   Tuo tiedosto

   Tiedostossa on yksi rivi vierasta kohti, ja siinä on vähintään vieraan sähköpostiosoite ja henkilöllisyys: etunimi, sukunimi tai koko nimi — vähintään yksi kolmesta. Kaksi saraketta on valinnaisia: luokka (tyhjänä vieras saa oletusluokan) ja yritys. Yksityiskohdat ovat kohdassa ”Tuontitiedoston valmistelu”.

   Tarkista tuonnissa sarakkeiden vastaavuus ja ratkaise sitten esikatselussa tuntemattomat luokat, kaksoiskappaleet, korjattavat rivit ja kapasiteetti. Tuonti luo hyväksytyt vieraat; se ei lähetä yhtään kutsua.

4. 4
   Käy luettelo läpi ja valitse ”Olen tarkistanut listan”

   Tarkista nimet, sähköpostiosoitteet ja luokat. ”Valmistele tapahtumani” -osiossa valinta poistuu itsestään, jos luettelo muuttuu myöhemmin.

Tuontitiedoston valmistelu

Yksi rivi vierasta kohti, sarakkeiden otsikot ensimmäisellä rivillä.

Tiedosto

• Muodot: Excel (.xlsx) tai UTF-8-koodattu CSV.
• Koko: enintään 10 Mt, 10 000 riviä ja 100 saraketta.
• Kaavat: kaavan sisältävä solu säilytetään tekstinä eikä sitä koskaan lasketa.

Sarakkeet

Otsikkosi voivat olla erilaisia: tuonnissa kerrot, mikä sarake vastaa mitäkin kenttää. Yleiset otsikot tunnistetaan automaattisesti — tunnistus tuntee englannin-, ranskan- ja espanjankieliset otsikot.

Tarkista esikatselu ennen vahvistamista

Tuonti näyttää esikatselun rivi riviltä ennen vieraiden luomista. Kelvolliset rivit voi tuoda, vaikka muita pitäisi korjata. Tuntemattomat luokat ja kaksoiskappaleet on vielä ratkaistava.

• Korjattava: puuttuva tai virheellinen osoite, puuttuva nimi, liian pitkä arvo. Nämä rivit ohitetaan; korjaa ne tiedostossa ja tuo ne uudelleen.
• Tuntematon luokka: luo se tai liitä se tapahtuman olemassa olevaan luokkaan.
• Mahdollinen kaksoiskappale: sama osoite on tiedostossa kahdesti tai on jo tapahtumassa. Valitse jokaisessa tapauksessa ”Tuo erillisenä vieraana” tai ”Ohita tämä rivi”. Mitään ei yhdistetä ilman sinua.
• Kapasiteetti täynnä: tarjouksen paikkamäärän ylittäessä esikatselu näyttää rivit, joita ei tuoda. Organisaation ylläpitäjä voi kasvattaa kapasiteettia; muuten ”Vahvista joka tapauksessa” tuo rivit, jotka mahtuvat.

Valitse lopuksi ”Vahvistan, että kaikki tämän luettelon henkilöt ovat jo vahvistaneet osallistumisensa InviteKeyn ulkopuolella” ja luo sitten hyväksytyt vieraat.

Hyvä tietää

Luokan arkistointi, kun siinä on vieraita: luokkaa ei enää tarjota uusille vieraille eikä lähetysryhmän valintaan. Sen vieraat jäävät siihen, tai siirrät heidät toiseen luokkaan — heidän Wallet-korttinsa päivitetään silloin, ja sisäänkäynnillä näkyvä tieto muuttuu heidän osaltaan. ”Palauta arkistosta” palauttaa sen käyttöön.

Esimerkki

Nämä viisi otsikkoa tunnistetaan automaattisesti. Noahilla ei ole luokkaa: hän saa oletusluokan, ”Vieras”, ellet ole muuttanut sitä.