Hoofdstuk 3 · Gasten

Gasten toevoegen of importeren

Maak in het tabblad ‘Gasten’ de nodige categorieën aan en voeg dan personen één voor één toe of importeer een lijst. InviteKey verzamelt geen antwoorden van gasten: voeg personen toe van wie de aanwezigheid al bevestigd is. De kolommen die in een importbestand worden verwacht, staan verderop beschreven, in ‘Het importbestand voorbereiden’.

Stap voor stap

1. 1
   De categorieën voorbereiden

   Elk evenement begint met 6 categorieën, in de taal van wie het aanmaakt: Gast, VIP, Spreker, Organisator, Partner en Sponsor. Geef ze een andere naam of kleur met ‘Bewerken’, archiveer de categorieën die je niet nodig hebt, en voeg je eigen toe met ‘Categorie toevoegen’. Een gast zonder categorie krijgt de standaardcategorie — eerst ‘Gast’; ‘Als standaard instellen’ wijst een andere aan. Een categorie is een label dat bij de ontvangst wordt getoond, geen bijzonder toegangsrecht.

2. 2
   De gasten toevoegen

   ‘Gast toevoegen’ voor één persoon; voor een lijst bereid je een bestand voor en open je daarna de import.

3. 3
   Een bestand importeren

   Het bestand bevat één rij per gast met ten minste het e-mailadres en de identiteit: voornaam, achternaam of volledige naam — minstens één van de drie. Twee kolommen zijn optioneel: de categorie (leeg krijgt de gast de standaardcategorie) en het bedrijf. De details volgen in ‘Het importbestand voorbereiden’.

   Controleer bij het importeren hoe de kolommen zijn gekoppeld en los in het voorbeeld de onbekende categorieën, de duplicaten, de te corrigeren rijen en de capaciteit op. De import maakt de aanvaarde gasten aan; hij verstuurt geen enkele uitnodiging.

4. 4
   De lijst nalopen en ‘Ik heb de lijst nagelopen’ aanvinken

   Controleer de namen, de e-mailadressen en de categorieën. In ‘Mijn evenement voorbereiden’ wordt het vakje vanzelf uitgevinkt als de lijst daarna verandert.

Het importbestand voorbereiden

Eén rij per gast, met de kolomtitels op de eerste rij.

Het bestand

• Formaten: Excel (.xlsx) of CSV in UTF-8.
• Grootte: maximaal 10 MB, 10.000 rijen en 100 kolommen.
• Formules: een cel met een formule wordt als tekst bewaard en nooit berekend.

De kolommen

Je kolomtitels mogen anders zijn: bij het importeren geef je aan welke kolom bij welk veld hoort. Gangbare titels worden vanzelf herkend — de herkenning kent Engelse, Franse en Spaanse titels.

Het voorbeeld controleren voordat je bevestigt

De import toont rij voor rij een voorbeeld voordat de gasten worden aangemaakt. Geldige rijen kunnen worden geïmporteerd, ook als andere moeten worden gecorrigeerd. De onbekende categorieën en de duplicaten moeten nog worden opgelost.

• Moet worden gecorrigeerd: ontbrekend of ongeldig adres, ontbrekende naam, te lange waarde. Deze rijen worden overgeslagen; corrigeer ze in het bestand en importeer ze opnieuw.
• Onbekende categorie: maak haar aan, of koppel haar aan een bestaande categorie van het evenement.
• Mogelijk duplicaat: hetzelfde adres komt twee keer voor in het bestand, of bestaat al in het evenement. Kies per geval ‘Als afzonderlijke gast importeren’ of ‘Deze rij overslaan’. Er wordt niets samengevoegd zonder jou.
• Capaciteit bereikt: boven het aantal plaatsen van het aanbod toont het voorbeeld de rijen die niet worden geïmporteerd. Een beheerder van de organisatie kan de capaciteit verhogen; anders importeert ‘Toch bevestigen’ de rijen die passen.

Vink tot slot ‘Ik bevestig dat iedereen in deze lijst de aanwezigheid al buiten InviteKey heeft bevestigd’ aan en maak dan de aanvaarde gasten aan.

Goed om te weten

Een categorie met gasten archiveren: ze wordt niet meer aangeboden voor nieuwe gasten of voor het kiezen van een verzendgroep. Haar gasten blijven erin, of je wijst ze toe aan een andere categorie — hun Wallet-kaart wordt dan bijgewerkt, en wat bij de ingang wordt getoond, verandert voor hen. ‘Uit archief halen’ maakt haar weer beschikbaar.

Een voorbeeld

Deze vijf titels worden vanzelf herkend. Noah heeft geen categorie: hij krijgt de standaardcategorie, ‘Gast’ als je die niet hebt gewijzigd.