3. peatükk · Külalised

Külaliste lisamine või importimine

Loo vahekaardil „Külalised“ vajalikud kategooriad ja lisa siis inimesed ükshaaval või impordi nimekiri. InviteKey ei kogu külaliste vastuseid: lisa inimesed, kelle osalemine on juba kinnitatud. Impordifailis oodatud veerud on kirjeldatud allpool jaotises „Impordifaili ettevalmistamine“.

Samm-sammult

1. 1
   Valmista kategooriad ette

   Iga sündmus algab 6 kategooriaga selle looja keeles: Külaline, VIP, Esineja, Korraldaja, Partner ja Sponsor. Nimeta neid ümber või muuda nende värvi nupuga „Muuda“, arhiveeri need, mida sul vaja pole, ja lisa omad nupuga „Lisa kategooria“. Kategooriata külaline saab vaikekategooria — alguses „Külaline“; „Määra vaikimisi“ määrab teise. Kategooria on vastuvõtul kuvatav silt, mitte eriline juurdepääsuõigus.

2. 2
   Lisa külalised

   „Lisa külaline“ ühe inimese jaoks; nimekirja jaoks valmista ette fail ja ava seejärel import.

3. 3
   Impordi fail

   Failis on iga külalise kohta üks rida, milles on vähemalt tema e-posti aadress ja identiteet: eesnimi, perekonnanimi või täisnimi — vähemalt üks kolmest. Kaks veergu on valikulised: kategooria (tühjana saab külaline vaikekategooria) ja ettevõte. Üksikasjad on jaotises „Impordifaili ettevalmistamine“.

   Kontrolli importimisel veergude vastavust ja lahenda seejärel eelvaates tundmatud kategooriad, duplikaadid, parandamist vajavad read ja mahutavus. Import loob vastuvõetud külalised; ühtegi kutset see ei saada.

4. 4
   Vaata nimekiri üle ja märgi „Vaatasin nimekirja üle“

   Kontrolli nimesid, e-posti aadresse ja kategooriaid. Jaotises „Minu sündmuse ettevalmistus“ kaob märge iseenesest, kui nimekiri hiljem muutub.

Impordifaili ettevalmistamine

Iga külalise kohta üks rida, veergude pealkirjad esimesel real.

Fail

• Vormingud: Excel (.xlsx) või UTF-8 kodeeringus CSV.
• Suurus: kuni 10 MB, 10 000 rida ja 100 veergu.
• Valemid: valemit sisaldav lahter säilitatakse tekstina ja seda ei arvutata kunagi.

Veerud

Sinu pealkirjad võivad olla teistsugused: importimisel näitad, milline veerg millisele väljale vastab. Levinud pealkirjad tuntakse ära automaatselt — äratundmine tunneb ingliskeelseid, prantsuskeelseid ja hispaaniakeelseid pealkirju.

Kontrolli eelvaadet enne kinnitamist

Import näitab enne külaliste loomist rida-realt eelvaadet. Kehtivaid ridu saab importida ka siis, kui teised vajavad parandamist. Tundmatud kategooriad ja duplikaadid tuleb veel lahendada.

• Vajab parandamist: puuduv või vigane aadress, puuduv nimi, liiga pikk väärtus. Need read jäetakse vahele; paranda need failis ja impordi uuesti.
• Tundmatu kategooria: loo see või seo see sündmuse olemasoleva kategooriaga.
• Võimalik duplikaat: sama aadress on failis kaks korda või on sündmuses juba olemas. Vali iga juhtumi puhul „Impordi eraldi külalisena“ või „Jäta see rida vahele“. Midagi ei liideta ilma sinuta.
• Mahutavus täis: üle pakkumise kohtade näitab eelvaade ridu, mida ei impordita. Organisatsiooni administraator saab mahutavust suurendada; muidu impordib „Kinnita sellegipoolest“ read, mis mahuvad.

Lõpuks märgi „Kinnitan, et kõik selles loendis olevad inimesed on osalemise väljaspool InviteKeyd juba kinnitanud“ ja loo seejärel vastuvõetud külalised.

Hea teada

Külalistega kategooria arhiveerimine: seda ei pakuta enam uutele külalistele ega saatmisrühma valimiseks. Selle külalised jäävad sinna või määrad nad teise kategooriasse — nende Walleti pääse uuendatakse siis ja sissepääsu juures kuvatav muutub nende jaoks. „Taasta arhiivist“ teeb selle uuesti kättesaadavaks.

Näide

Need viis pealkirja tuntakse ära automaatselt. Noahil pole kategooriat: ta saab vaikekategooria, „Külaline“, kui sa pole seda muutnud.