Kapitola 3 · Hosté

Přidání nebo import hostů

Na kartě „Hosté“ vytvořte potřebné kategorie a pak přidávejte osoby po jedné nebo importujte seznam. InviteKey nesbírá odpovědi hostů: přidávejte osoby, jejichž účast je již potvrzena. Sloupce očekávané v souboru pro import jsou popsány níže v části „Příprava souboru pro import“.

Krok za krokem

1. 1
   Připravte kategorie

   Každá akce začíná s 6 kategoriemi v jazyce osoby, která ji vytváří: Host, VIP, Řečník, Organizátor, Partner a Sponzor. Přejmenujte je nebo změňte jejich barvu pomocí „Upravit“, archivujte ty, které nepotřebujete, a přidejte vlastní pomocí „Přidat kategorii“. Host bez kategorie dostane výchozí kategorii — zpočátku „Host“; „Nastavit jako výchozí“ určí jinou. Kategorie je štítek zobrazený při vítání hostů, nikoli zvláštní přístupové právo.

2. 2
   Přidejte hosty

   „Přidat hosta“ pro jednu osobu; pro seznam připravte soubor a pak otevřete import.

3. 3
   Importujte soubor

   Soubor obsahuje jeden řádek na hosta s alespoň jeho e-mailovou adresou a totožností: křestním jménem, příjmením nebo celým jménem — alespoň jedním ze tří. Dva sloupce jsou volitelné: kategorie (prázdná — host dostane výchozí kategorii) a firma. Podrobnosti jsou v části „Příprava souboru pro import“.

   Při importu zkontrolujte přiřazení sloupců a pak v náhledu vyřešte neznámé kategorie, duplikáty, řádky k opravě a kapacitu. Import vytvoří přijaté hosty; žádnou pozvánku neodešle.

4. 4
   Projděte seznam a zaškrtněte „Seznam je zkontrolován“

   Zkontrolujte jména, e-mailové adresy a kategorie. V „Příprava mé akce“ se zaškrtnutí samo zruší, pokud se seznam později změní.

Příprava souboru pro import

Jeden řádek na hosta, záhlaví sloupců na prvním řádku.

Soubor

• Formáty: Excel (.xlsx) nebo CSV v kódování UTF-8.
• Velikost: nejvýše 10 MB, 10 000 řádků a 100 sloupců.
• Vzorce: buňka se vzorcem se uloží jako text a nikdy se nevypočítá.

Sloupce

Vaše záhlaví se mohou lišit: při importu určíte, který sloupec odpovídá kterému poli. Běžná záhlaví se rozpoznají automaticky — rozpoznávání zná anglická, francouzská a španělská záhlaví.

Před potvrzením zkontrolujte náhled

Import před vytvořením hostů zobrazí náhled řádek po řádku. Platné řádky lze importovat, i když jiné vyžadují opravu. Zbývá vyřešit neznámé kategorie a duplikáty.

• Vyžaduje opravu: chybějící nebo neplatná adresa, chybějící jméno, příliš dlouhá hodnota. Tyto řádky se přeskočí; opravte je v souboru a importujte je znovu.
• Neznámá kategorie: vytvořte ji nebo ji přiřaďte ke stávající kategorii akce.
• Možný duplikát: stejná adresa je v souboru dvakrát nebo už v akci existuje. Pro každý případ zvolte „Importovat jako samostatného hosta“ nebo „Přeskočit tento řádek“. Nic se nesloučí bez vás.
• Dosažená kapacita: nad počet míst v nabídce náhled označí řádky, které se neimportují. Správce organizace může kapacitu zvýšit; jinak „Potvrdit i tak“ importuje řádky, které se vejdou.

Nakonec zaškrtněte „Potvrzuji, že každá osoba v tomto seznamu již potvrdila účast mimo InviteKey“ a pak vytvořte přijaté hosty.

Dobré vědět

Archivace kategorie, která má hosty: už se nenabízí pro nové hosty ani pro výběr skupiny k odeslání. Její hosté v ní zůstanou, nebo je přeřadíte do jiné kategorie — jejich karta Wallet se pak aktualizuje a to, co se zobrazí u vchodu, se pro ně změní. „Obnovit z archivu“ ji znovu zpřístupní.

Příklad

Těchto pět záhlaví se rozpozná automaticky. Jakub nemá kategorii: dostane výchozí kategorii, „Host“, pokud jste ji nezměnili.