Kapitola 3 · Hostia

Pridanie alebo import hostí

Na karte „Hostia“ vytvorte potrebné kategórie a potom pridávajte osoby po jednej alebo importujte zoznam. InviteKey nezbiera odpovede hostí: pridávajte osoby, ktorých účasť je už potvrdená. Stĺpce očakávané v súbore na import sú opísané nižšie v časti „Príprava súboru na import“.

Krok za krokom

1. 1
   Pripravte kategórie

   Každé podujatie začína s 6 kategóriami v jazyku osoby, ktorá ho vytvára: Hosť, VIP, Rečník, Organizátor, Partner a Sponzor. Premenujte ich alebo zmeňte ich farbu pomocou „Upraviť“, archivujte tie, ktoré nepotrebujete, a pridajte vlastné pomocou „Pridať kategóriu“. Hosť bez kategórie dostane predvolenú kategóriu — na začiatku „Hosť“; „Nastaviť ako predvolenú“ určí inú. Kategória je štítok zobrazený pri vítaní hostí, nie osobitné prístupové právo.

2. 2
   Pridajte hostí

   „Pridať hosťa“ pre jednu osobu; pre zoznam pripravte súbor a potom otvorte import.

3. 3
   Importujte súbor

   Súbor obsahuje jeden riadok na hosťa s aspoň jeho e-mailovou adresou a totožnosťou: menom, priezviskom alebo celým menom — aspoň jedným z troch. Dva stĺpce sú voliteľné: kategória (prázdna — hosť dostane predvolenú kategóriu) a firma. Podrobnosti sú v časti „Príprava súboru na import“.

   Pri importe skontrolujte priradenie stĺpcov a potom v náhľade vyriešte neznáme kategórie, duplikáty, riadky na opravu a kapacitu. Import vytvorí prijatých hostí; žiadnu pozvánku neodošle.

4. 4
   Prejdite zoznam a začiarknite „Zoznam je skontrolovaný“

   Skontrolujte mená, e-mailové adresy a kategórie. V „Príprava môjho podujatia“ sa začiarknutie samo zruší, ak sa zoznam neskôr zmení.

Príprava súboru na import

Jeden riadok na hosťa, hlavičky stĺpcov v prvom riadku.

Súbor

• Formáty: Excel (.xlsx) alebo CSV v kódovaní UTF-8.
• Veľkosť: najviac 10 MB, 10 000 riadkov a 100 stĺpcov.
• Vzorce: bunka so vzorcom sa uloží ako text a nikdy sa nevypočíta.

Stĺpce

Vaše hlavičky sa môžu líšiť: pri importe určíte, ktorý stĺpec zodpovedá ktorému poľu. Bežné hlavičky sa rozpoznajú automaticky — rozpoznávanie pozná anglické, francúzske a španielske hlavičky.

Pred potvrdením skontrolujte náhľad

Import pred vytvorením hostí zobrazí náhľad riadok po riadku. Platné riadky možno importovať, aj keď iné vyžadujú opravu. Zostáva vyriešiť neznáme kategórie a duplikáty.

• Vyžaduje opravu: chýbajúca alebo neplatná adresa, chýbajúce meno, príliš dlhá hodnota. Tieto riadky sa preskočia; opravte ich v súbore a importujte ich znova.
• Neznáma kategória: vytvorte ju alebo ju priraďte k existujúcej kategórii podujatia.
• Možný duplikát: rovnaká adresa je v súbore dvakrát alebo už v podujatí existuje. Pre každý prípad zvoľte „Importovať ako samostatného hosťa“ alebo „Preskočiť tento riadok“. Nič sa nezlúči bez vás.
• Dosiahnutá kapacita: nad počet miest v ponuke náhľad označí riadky, ktoré sa neimportujú. Správca organizácie môže kapacitu zvýšiť; inak „Potvrdiť aj tak“ importuje riadky, ktoré sa zmestia.

Nakoniec začiarknite „Potvrdzujem, že každá osoba v tomto zozname už potvrdila účasť mimo InviteKey“ a potom vytvorte prijatých hostí.

Dobré vedieť

Archivácia kategórie, ktorá má hostí: už sa neponúka pre nových hostí ani na výber skupiny na odoslanie. Jej hostia v nej zostanú, alebo ich preradíte do inej kategórie — ich karta Wallet sa potom aktualizuje a to, čo sa zobrazí pri vchode, sa pre nich zmení. „Obnoviť z archívu“ ju znova sprístupní.

Príklad

Týchto päť hlavičiek sa rozpozná automaticky. Martin nemá kategóriu: dostane predvolenú kategóriu, „Hosť“, ak ste ju nezmenili.