3. nodaļa · Viesi

Pievienot vai importēt viesus

Cilnē “Viesi” izveidojiet vajadzīgās kategorijas, pēc tam pievienojiet cilvēkus pa vienam vai importējiet sarakstu. InviteKey nevāc viesu atbildes: pievienojiet cilvēkus, kuru dalība jau ir apstiprināta. Importēšanas failā gaidītās kolonnas ir aprakstītas tālāk, sadaļā “Importēšanas faila sagatavošana”.

Soli pa solim

1. 1
   Sagatavojiet kategorijas

   Katrs pasākums sākas ar 6 kategorijām tās personas valodā, kas to izveido: Viesis, VIP, Runātājs, Organizators, Partneris un Sponsors. Pārdēvējiet tās vai mainiet to krāsu ar “Rediģēt”, arhivējiet nevajadzīgās un pievienojiet savas ar “Pievienot kategoriju”. Viesis bez kategorijas saņem noklusējuma kategoriju — sākumā “Viesis”; “Iestatīt kā noklusējumu” norāda citu. Kategorija ir etiķete, kas redzama uzņemšanā, nevis īpašas piekļuves tiesības.

2. 2
   Pievienojiet viesus

   “Pievienot viesi” vienai personai; sarakstam sagatavojiet failu un pēc tam atveriet importēšanu.

3. 3
   Importējiet failu

   Failā ir viena rinda katram viesim ar vismaz viņa e-pasta adresi un identitāti: vārdu, uzvārdu vai pilnu vārdu — vismaz vienu no trim. Divas kolonnas nav obligātas: kategorija (ja tā ir tukša, viesis saņem noklusējuma kategoriju) un uzņēmums. Sīkāka informācija sadaļā “Importēšanas faila sagatavošana”.

   Importēšanas laikā pārbaudiet kolonnu atbilstību, pēc tam priekšskatījumā atrisiniet nezināmās kategorijas, dublikātus, labojamās rindas un ietilpību. Importēšana izveido pieņemtos viesus; tā nenosūta nevienu ielūgumu.

4. 4
   Pārskatiet sarakstu un atzīmējiet “Saraksts ir pārskatīts”

   Pārbaudiet vārdus, e-pasta adreses un kategorijas. Blokā “Sagatavot manu pasākumu” atzīme pazūd pati, ja saraksts vēlāk mainās.

Importēšanas faila sagatavošana

Viena rinda katram viesim, kolonnu virsraksti pirmajā rindā.

Fails

• Formāti: Excel (.xlsx) vai CSV ar UTF-8 kodējumu.
• Izmērs: ne vairāk kā 10 MB, 10 000 rindas un 100 kolonnas.
• Formulas: šūna ar formulu tiek saglabāta kā teksts un nekad netiek aprēķināta.

Kolonnas

Jūsu virsraksti var atšķirties: importēšanas laikā norādāt, kura kolonna atbilst kuram laukam. Ierastie virsraksti tiek atpazīti automātiski — atpazīšana zina virsrakstus angļu, franču un spāņu valodā.

Pirms apstiprināšanas pārbaudiet priekšskatījumu

Pirms viesu izveides importēšana parāda priekšskatījumu pa rindām. Derīgās rindas var importēt, pat ja citas ir jālabo. Atliek atrisināt nezināmās kategorijas un dublikātus.

• Jālabo: trūkst adreses vai tā ir nederīga, trūkst vārda, vērtība ir pārāk gara. Šīs rindas tiek izlaistas; izlabojiet tās failā un importējiet vēlreiz.
• Nezināma kategorija: izveidojiet to vai sasaistiet ar esošu pasākuma kategoriju.
• Iespējams dublikāts: viena un tā pati adrese failā ir divreiz vai jau ir pasākumā. Katram gadījumam izvēlieties “Importēt kā atsevišķu viesi” vai “Izlaist šo rindu”. Bez jums nekas netiek apvienots.
• Sasniegta ietilpība: ja rindu ir vairāk nekā vietu piedāvājumā, priekšskatījums norāda rindas, kas netiks importētas. Organizācijas administrators var palielināt ietilpību; citādi “Apstiprināt tik un tā” importē rindas, kas ietilpst.

Visbeidzot atzīmējiet “Apstiprinu, ka ikviens šajā sarakstā jau ir apstiprinājis dalību ārpus InviteKey” un izveidojiet pieņemtos viesus.

Der zināt

Kategorijas ar viesiem arhivēšana: tā vairs netiek piedāvāta jauniem viesiem, nedz sūtījuma grupas izvēlē. Tās viesi paliek tajā, vai arī jūs viņus pārceļat uz citu kategoriju — tad viņu Wallet caurlaide tiek atjaunināta un tas, kas tiek parādīts pie ieejas, viņiem mainās. “Atjaunot no arhīva” to atkal padara pieejamu.

Piemērs

Šie pieci virsraksti tiek atpazīti automātiski. Jānim nav kategorijas: viņš saņems noklusējuma kategoriju “Viesis”, ja tā nav mainīta.