3. fejezet · Vendégek

Vendégek hozzáadása vagy importálása

A „Vendégek” lapon hozza létre a szükséges kategóriákat, majd adja hozzá az embereket egyenként, vagy importáljon egy listát. Az InviteKey nem gyűjti a vendégek válaszait: olyan embereket vegyen fel, akiknek a részvétele már visszaigazolt. Az importfájlban várt oszlopokat lejjebb, az „Az importfájl előkészítése” részben ismertetjük.

Lépésről lépésre

1. 1
   Készítse elő a kategóriákat

   Minden esemény 6 kategóriával indul, a létrehozó személy nyelvén: Vendég, VIP, Előadó, Szervező, Partner és Szponzor. Nevezze át őket, vagy módosítsa a színüket a „Szerkesztés” gombbal, archiválja a feleslegeseket, és adjon hozzá sajátokat a „Kategória hozzáadása” gombbal. A kategória nélküli vendég az alapértelmezett kategóriát kapja — kezdetben a „Vendég” kategóriát; a „Beállítás alapértelmezettként” egy másikat jelöl ki. A kategória a vendégfogadáskor megjelenő címke, nem külön belépési jog.

2. 2
   Adja hozzá a vendégeket

   A „Vendég hozzáadása” egy személyhez való; listához készítsen elő egy fájlt, majd nyissa meg az importálást.

3. 3
   Importáljon egy fájlt

   A fájl vendégenként egy sort tartalmaz, legalább az e-mail-címmel és a személyazonossággal: utónév, vezetéknév vagy teljes név — a háromból legalább egy. Két oszlop nem kötelező: a kategória (ha üres, a vendég az alapértelmezett kategóriát kapja) és a cég. A részletek az „Az importfájl előkészítése” részben következnek.

   Az importálás során ellenőrizze az oszlopok megfeleltetését, majd az előnézetben rendezze az ismeretlen kategóriákat, a duplikátumokat, a javítandó sorokat és a kapacitást. Az importálás létrehozza az elfogadott vendégeket; egyetlen meghívót sem küld el.

4. 4
   Nézze át a listát, és jelölje be: „Átnéztem a listát”

   Ellenőrizze a neveket, az e-mail-címeket és a kategóriákat. Az „Az eseményem előkészítése” blokkban a pipa magától eltűnik, ha a lista később megváltozik.

Az importfájl előkészítése

Vendégenként egy sor, az oszlopfejlécek az első sorban.

A fájl

• Formátumok: Excel (.xlsx) vagy UTF-8 kódolású CSV.
• Méret: legfeljebb 10 MB, 10 000 sor és 100 oszlop.
• Képletek: a képletet tartalmazó cella szövegként marad meg, és soha nem számítódik ki.

Az oszlopok

A fejlécei eltérhetnek: importáláskor megadja, melyik oszlop melyik mezőnek felel meg. A szokásos fejléceket a rendszer automatikusan felismeri — a felismerés angol, francia és spanyol fejléceket ismer.

Megerősítés előtt ellenőrizze az előnézetet

A vendégek létrehozása előtt az importálás soronkénti előnézetet mutat. Az érvényes sorok akkor is importálhatók, ha másokat javítani kell. Az ismeretlen kategóriákat és a duplikátumokat kell még rendezni.

• Javítandó: hiányzó vagy érvénytelen cím, hiányzó név, túl hosszú érték. Ezek a sorok kimaradnak; javítsa őket a fájlban, és importálja újra.
• Ismeretlen kategória: hozza létre, vagy kapcsolja az esemény egy meglévő kategóriájához.
• Lehetséges duplikátum: ugyanaz a cím kétszer szerepel a fájlban, vagy már létezik az eseményben. Minden esetben válassza az „Importálás külön vendégként” vagy a „Sor kihagyása” lehetőséget. Ön nélkül semmi sem vonódik össze.
• Elért kapacitás: ha több a sor, mint ahány hely a csomagban van, az előnézet jelzi azokat a sorokat, amelyek nem lesznek importálva. A szervezet adminisztrátora növelheti a kapacitást; ellenkező esetben a „Megerősítés mindenképp” a beférő sorokat importálja.

Végül jelölje be: „Megerősítem, hogy a lista minden szereplője már visszaigazolta részvételét az InviteKeyen kívül”, és hozza létre az elfogadott vendégeket.

Jó tudni

Vendégeket tartalmazó kategória archiválása: a rendszer többé nem ajánlja fel sem új vendégekhez, sem a küldési csoport kiválasztásához. A vendégei benne maradnak, vagy áthelyezi őket egy másik kategóriába — ekkor a Wallet-kártyájuk frissül, és megváltozik, ami a belépésnél megjelenik róluk. A „Visszaállítás” újra elérhetővé teszi.

Példa

Ezt az öt fejlécet a rendszer automatikusan felismeri. Péternek nincs kategóriája: az alapértelmezett kategóriát, a „Vendég” kategóriát kapja, ha azt nem módosította.