3. poglavje · Gostje

Dodajanje ali uvoz gostov

Na zavihku »Gostje« ustvarite potrebne kategorije, nato dodajajte osebe posamično ali uvozite seznam. InviteKey ne zbira odgovorov gostov: dodajajte osebe, katerih udeležba je že potrjena. Stolpci, pričakovani v datoteki za uvoz, so opisani spodaj, v razdelku »Priprava datoteke za uvoz«.

Korak za korakom

1. 1
   Pripravite kategorije

   Vsak dogodek se začne s 6 kategorijami v jeziku osebe, ki ga ustvari: Gost, VIP, Govorec, Organizator, Partner in Sponzor. Preimenujte jih ali jim spremenite barvo z »Uredi«, arhivirajte tiste, ki jih ne potrebujete, in dodajte svoje z »Dodaj kategorijo«. Gost brez kategorije dobi privzeto kategorijo — na začetku »Gost«; »Nastavi kot privzeto« določi drugo. Kategorija je oznaka, prikazana ob sprejemu, ne posebna pravica dostopa.

2. 2
   Dodajte goste

   »Dodaj gosta« za eno osebo; za seznam pripravite datoteko in nato odprite uvoz.

3. 3
   Uvozite datoteko

   Datoteka vsebuje eno vrstico na gosta z vsaj njegovim e-poštnim naslovom in identiteto: imenom, priimkom ali polnim imenom — vsaj enim od treh. Dva stolpca sta neobvezna: kategorija (prazna — gost dobi privzeto kategorijo) in podjetje. Podrobnosti so v razdelku »Priprava datoteke za uvoz«.

   Pri uvozu preverite ujemanje stolpcev, nato v predogledu razrešite neznane kategorije, dvojnike, vrstice za popravek in zmogljivost. Uvoz ustvari sprejete goste; ne pošlje nobenega vabila.

4. 4
   Preglejte seznam in označite »Seznam je pregledan«

   Preverite imena, e-poštne naslove in kategorije. V »Priprava mojega dogodka« se oznaka sama odstrani, če se seznam pozneje spremeni.

Priprava datoteke za uvoz

Ena vrstica na gosta, naslovi stolpcev v prvi vrstici.

Datoteka

• Oblike: Excel (.xlsx) ali CSV v kodiranju UTF-8.
• Velikost: največ 10 MB, 10.000 vrstic in 100 stolpcev.
• Formule: celica s formulo se shrani kot besedilo in se nikoli ne izračuna.

Stolpci

Vaši naslovi so lahko drugačni: pri uvozu določite, kateri stolpec ustreza kateremu polju. Običajni naslovi se prepoznajo samodejno — prepoznavanje pozna angleške, francoske in španske naslove.

Pred potrditvijo preverite predogled

Uvoz pred ustvarjanjem gostov prikaže predogled vrstico za vrstico. Veljavne vrstice lahko uvozite, tudi če je treba druge popraviti. Razrešiti je treba še neznane kategorije in dvojnike.

• Potreben popravek: manjkajoč ali neveljaven naslov, manjkajoče ime, predolga vrednost. Te vrstice se preskočijo; popravite jih v datoteki in jih znova uvozite.
• Neznana kategorija: ustvarite jo ali jo povežite z obstoječo kategorijo dogodka.
• Možen dvojnik: isti naslov je v datoteki dvakrat ali že obstaja v dogodku. Za vsak primer izberite »Uvozi kot ločenega gosta« ali »Preskoči to vrstico«. Nič se ne združi brez vas.
• Dosežena zmogljivost: nad številom mest v ponudbi predogled označi vrstice, ki ne bodo uvožene. Skrbnik organizacije lahko poveča zmogljivost; sicer »Vseeno potrdi« uvozi vrstice, ki se še prilegajo.

Na koncu označite »Potrjujem, da je vsaka oseba na tem seznamu že potrdila udeležbo zunaj InviteKey« in nato ustvarite sprejete goste.

Dobro je vedeti

Arhiviranje kategorije z gosti: ni več na voljo za nove goste ali za izbiro skupine za pošiljanje. Njeni gostje ostanejo v njej ali jih premestite v drugo kategorijo — njihova prepustnica Wallet se takrat posodobi, in kar se prikaže ob vhodu, se zanje spremeni. »Obnovi iz arhiva« jo znova da na voljo.

Primer

Teh pet naslovov se prepozna samodejno. Luka nima kategorije: dobil bo privzeto kategorijo, »Gost«, če je niste spremenili.