3. poglavlje · Gosti

Dodavanje ili uvoz gostiju

Na kartici „Gosti” stvorite potrebne kategorije, a zatim dodajte osobe jednu po jednu ili uvezite popis. InviteKey ne prikuplja odgovore gostiju: dodajte osobe čiji je dolazak već potvrđen. Stupci očekivani u datoteci za uvoz opisani su niže, u odjeljku „Priprema datoteke za uvoz”.

Korak po korak

1. 1
   Pripremite kategorije

   Svaki događaj počinje s 6 kategorija na jeziku osobe koja ga stvara: Gost, VIP, Govornik, Organizator, Partner i Sponzor. Preimenujte ih ili im promijenite boju pomoću „Uredi”, arhivirajte one koje vam ne trebaju i dodajte svoje pomoću „Dodaj kategoriju”. Gost bez kategorije dobiva zadanu kategoriju — na početku „Gost”; „Postavi kao zadanu” određuje drugu. Kategorija je oznaka prikazana pri dočeku, a ne posebno pravo pristupa.

2. 2
   Dodajte goste

   „Dodaj gosta” za jednu osobu; za popis pripremite datoteku, a zatim otvorite uvoz.

3. 3
   Uvezite datoteku

   Datoteka sadrži jedan redak po gostu s barem njegovom adresom e-pošte i identitetom: imenom, prezimenom ili punim imenom — barem jednim od tri. Dva su stupca neobavezna: kategorija (prazna — gost dobiva zadanu kategoriju) i tvrtka. Pojedinosti slijede u odjeljku „Priprema datoteke za uvoz”.

   Pri uvozu provjerite povezivanje stupaca, a zatim u pregledu riješite nepoznate kategorije, duplikate, retke za ispravak i kapacitet. Uvoz stvara prihvaćene goste; ne šalje nijednu pozivnicu.

4. 4
   Pregledajte popis, a zatim označite „Popis je pregledan”

   Provjerite imena, adrese e-pošte i kategorije. U „Priprema mog događaja” oznaka se sama uklanja ako se popis kasnije promijeni.

Priprema datoteke za uvoz

Jedan redak po gostu, nazivi stupaca u prvom retku.

Datoteka

• Formati: Excel (.xlsx) ili CSV kodiran u UTF-8.
• Veličina: najviše 10 MB, 10.000 redaka i 100 stupaca.
• Formule: ćelija koja sadrži formulu čuva se kao tekst i nikada se ne izračunava.

Stupci

Vaši nazivi mogu biti drukčiji: pri uvozu navodite koji stupac odgovara kojem polju. Uobičajeni nazivi prepoznaju se automatski — prepoznavanje poznaje engleske, francuske i španjolske nazive.

Provjerite pregled prije potvrde

Uvoz prije stvaranja gostiju prikazuje pregled redak po redak. Valjani redci mogu se uvesti čak i ako druge treba ispraviti. Preostaje riješiti nepoznate kategorije i duplikate.

• Potrebno ispraviti: adresa nedostaje ili nije valjana, nedostaje ime, vrijednost je preduga. Ti se redci preskaču; ispravite ih u datoteci i ponovno ih uvezite.
• Nepoznata kategorija: stvorite je ili je povežite s postojećom kategorijom događaja.
• Mogući duplikat: ista se adresa u datoteci pojavljuje dvaput ili već postoji u događaju. Za svaki slučaj odaberite „Uvezi kao zasebnog gosta” ili „Preskoči ovaj redak”. Ništa se ne spaja bez vas.
• Kapacitet je dosegnut: iznad broja mjesta u ponudi pregled označava retke koji neće biti uvezeni. Administrator organizacije može povećati kapacitet; inače „Potvrdi ipak” uvozi retke koji stanu.

Na kraju označite „Potvrđujem da je svaka osoba na ovom popisu već potvrdila dolazak izvan InviteKeya”, a zatim stvorite prihvaćene goste.

Dobro je znati

Arhiviranje kategorije koja ima goste: više se ne nudi za nove goste ni za odabir skupine za slanje. Njezini gosti ostaju u njoj ili ih premještate u drugu kategoriju — njihova se Wallet propusnica tada ažurira, a ono što se prikazuje na ulazu mijenja se za njih. „Vrati iz arhive” je ponovno čini dostupnom.

Primjer

Tih pet naziva prepoznaje se automatski. Luka nema kategoriju: dobit će zadanu kategoriju, „Gost”, ako je niste promijenili.