Capitolo 3 · Invitati

Aggiungere o importare gli invitati

Nella scheda «Invitati», crea le categorie utili, poi aggiungi le persone una per una o importa un elenco. InviteKey non raccoglie le risposte degli invitati: aggiungi persone la cui presenza è già confermata. Le colonne attese in un file di importazione sono descritte più sotto, in «Preparare il file di importazione».

Passo dopo passo

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   Preparare le categorie

   Ogni evento parte con 6 categorie, nella lingua della persona che lo crea: Ospite, VIP, Relatore, Organizzatore, Partner e Sponsor. Rinominale o cambiane il colore con «Modifica», archivia quelle che non ti servono e aggiungi le tue con «Aggiungi categoria». Un invitato senza categoria riceve la categoria predefinita — «Ospite» all’inizio; «Imposta come predefinita» ne designa un’altra. Una categoria è un’etichetta mostrata all’accoglienza, non un diritto di accesso particolare.

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   Aggiungere gli invitati

   «Aggiungi invitato» per una persona; per un elenco, prepara un file e poi apri l’importazione.

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   Importare un file

   Il file contiene una riga per invitato con, come minimo, il suo indirizzo email e la sua identità: il nome, il cognome o il nome completo — almeno uno dei tre. Due colonne sono facoltative: la categoria (vuota, l’invitato riceve la categoria predefinita) e la società. Il dettaglio segue in «Preparare il file di importazione».

   All’importazione, verifica la corrispondenza delle colonne, poi risolvi nell’anteprima le categorie sconosciute, i duplicati, le righe da correggere e la capacità. L’importazione crea gli invitati accettati; non invia alcun invito.

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   Rileggere l’elenco, poi spuntare «Ho riletto l’elenco»

   Verifica i nomi, gli indirizzi email e le categorie. In «Preparare il mio evento», la casella si deseleziona da sola se l’elenco cambia in seguito.

Preparare il file di importazione

Una riga per invitato, con i titoli delle colonne sulla prima riga.

Il file

• Formati: Excel (.xlsx) o CSV codificato in UTF-8.
• Dimensioni: al massimo 10 MB, 10.000 righe e 100 colonne.
• Formule: una cella che contiene una formula viene conservata come testo, mai calcolata.

Le colonne

I tuoi titoli possono essere diversi: all’importazione indichi quale colonna corrisponde a quale campo. I titoli più comuni sono riconosciuti da soli.

Verificare l’anteprima prima di confermare

L’importazione mostra un’anteprima riga per riga prima di creare gli invitati. Le righe valide possono essere importate anche se altre sono da correggere. Restano da risolvere le categorie sconosciute e i duplicati.

• Da correggere: indirizzo mancante o non valido, nome mancante, valore troppo lungo. Queste righe vengono ignorate; correggile nel file, poi importale di nuovo.
• Categoria sconosciuta: creala, oppure collegala a una categoria esistente dell’evento.
• Possibile duplicato: lo stesso indirizzo compare due volte nel file, o esiste già nell’evento. Per ogni caso, scegli «Importa come invitato distinto» o «Ignora questa riga». Nulla viene unito senza di te.
• Capacità raggiunta: oltre i posti dell’offerta, l’anteprima indica le righe che non saranno importate. Un amministratore dell’organizzazione può aumentare la capacità; altrimenti, «Confermare comunque» importa le righe che ci stanno.

Infine, spunta «Confermo che ogni persona in questo elenco ha già confermato la presenza fuori da InviteKey», poi crea gli invitati accettati.

Da sapere

Archiviare una categoria che ha invitati: non viene più proposta per nuovi invitati né per scegliere un gruppo di invio. I suoi invitati ci restano, oppure li riassegni a un’altra categoria — il loro pass Wallet viene allora aggiornato, e ciò che compare all’ingresso cambia per loro. «Ripristina» la rende di nuovo disponibile.

Un esempio

Questi cinque titoli sono riconosciuti da soli. Luca non ha una categoria: riceverà la categoria predefinita, «Ospite» se non l’hai cambiata.