Capitolul 3 · Invitați

Adăugarea sau importul invitaților

În fila „Invitați”, creați categoriile utile, apoi adăugați persoane una câte una sau importați o listă. InviteKey nu colectează răspunsurile invitaților: adăugați persoane a căror prezență este deja confirmată. Coloanele așteptate într-un fișier de import sunt descrise mai jos, în „Pregătirea fișierului de import”.

Pas cu pas

1. 1
   Pregătiți categoriile

   Fiecare eveniment începe cu 6 categorii, în limba persoanei care îl creează: Invitat, VIP, Vorbitor, Organizator, Partener și Sponsor. Redenumiți-le sau schimbați-le culoarea cu „Editează”, arhivați-le pe cele de care nu aveți nevoie și adăugați-le pe ale dumneavoastră cu „Adaugă categorie”. Un invitat fără categorie primește categoria implicită — la început „Invitat”; „Setează ca implicită” desemnează alta. O categorie este o etichetă afișată la primire, nu un drept de acces anume.

2. 2
   Adăugați invitații

   „Adaugă invitat” pentru o persoană; pentru o listă, pregătiți un fișier, apoi deschideți importul.

3. 3
   Importați un fișier

   Fișierul conține un rând pentru fiecare invitat cu, cel puțin, adresa de e-mail și identitatea lui: prenumele, numele sau numele complet — cel puțin unul dintre cele trei. Două coloane sunt opționale: categoria (goală, invitatul primește categoria implicită) și compania. Detaliile urmează în „Pregătirea fișierului de import”.

   La import, verificați corespondența coloanelor, apoi rezolvați în previzualizare categoriile necunoscute, duplicatele, rândurile de corectat și capacitatea. Importul creează invitații acceptați; nu trimite nicio invitație.

4. 4
   Verificați lista, apoi bifați „Am verificat lista”

   Verificați numele, adresele de e-mail și categoriile. În „Pregătirea evenimentului meu”, caseta se debifează singură dacă lista se schimbă ulterior.

Pregătirea fișierului de import

Un rând pentru fiecare invitat, cu titlurile coloanelor pe primul rând.

Fișierul

• Formate: Excel (.xlsx) sau CSV codat în UTF-8.
• Dimensiune: cel mult 10 MB, 10.000 rânduri și 100 coloane.
• Formule: o celulă care conține o formulă este păstrată ca text, niciodată calculată.

Coloanele

Titlurile dumneavoastră pot fi diferite: la import, indicați ce coloană corespunde fiecărui câmp. Titlurile obișnuite sunt recunoscute automat — recunoașterea cunoaște titluri în engleză, franceză și spaniolă.

Verificați previzualizarea înainte de a confirma

Importul afișează o previzualizare rând cu rând înainte de a crea invitații. Rândurile valide pot fi importate chiar dacă altele trebuie corectate. Rămân de rezolvat categoriile necunoscute și duplicatele.

• Necesită corectare: adresă lipsă sau invalidă, nume lipsă, valoare prea lungă. Aceste rânduri sunt ignorate; corectați-le în fișier, apoi importați-le din nou.
• Categorie necunoscută: creați-o sau asociați-o unei categorii existente a evenimentului.
• Posibil duplicat: aceeași adresă apare de două ori în fișier sau există deja în eveniment. Pentru fiecare caz, alegeți „Importă ca invitat distinct” sau „Omite acest rând”. Nimic nu este îmbinat fără dumneavoastră.
• Capacitate atinsă: peste locurile ofertei, previzualizarea indică rândurile care nu vor fi importate. Un administrator al organizației poate mări capacitatea; altfel, „Confirmați totuși” importă rândurile care încap.

În final, bifați „Confirm că fiecare persoană din această listă și-a confirmat deja participarea în afara InviteKey”, apoi creați invitații acceptați.

De știut

Arhivarea unei categorii care are invitați: nu mai este propusă pentru invitați noi și nici pentru alegerea unui grup de trimitere. Invitații ei rămân în ea sau îi reatribuiți altei categorii — cardul lor Wallet este atunci actualizat, iar ce se afișează la intrare se schimbă pentru ei. „Dezarhivează” o face din nou disponibilă.

Un exemplu

Aceste cinci titluri sunt recunoscute automat. Andrei nu are categorie: va primi categoria implicită, „Invitat”, dacă nu ați schimbat-o.