Kapitel 3 · Gäster

Lägg till eller importera gäster

Skapa de kategorier du behöver under fliken ”Gäster” och lägg sedan till personer en i taget eller importera en lista. InviteKey samlar inte in gästernas svar: lägg till personer vars deltagande redan är bekräftat. Kolumnerna som förväntas i en importfil beskrivs längre ner, i ”Förbereda importfilen”.

Steg för steg

1. 1
   Förbered kategorierna

   Varje evenemang börjar med 6 kategorier, på språket hos den som skapar det: Gäst, VIP, Talare, Arrangör, Partner och Sponsor. Byt namn eller färg på dem med ”Redigera”, arkivera dem du inte behöver och lägg till egna med ”Lägg till kategori”. En gäst utan kategori får standardkategorin — från början ”Gäst”; ”Ange som standard” väljer en annan. En kategori är en etikett som visas vid insläppet, inte en särskild åtkomsträttighet.

2. 2
   Lägg till gästerna

   ”Lägg till gäst” för en person; för en lista förbereder du en fil och öppnar sedan importen.

3. 3
   Importera en fil

   Filen innehåller en rad per gäst med åtminstone e-postadressen och identiteten: förnamn, efternamn eller fullständigt namn — minst ett av de tre. Två kolumner är valfria: kategorin (tom får gästen standardkategorin) och företaget. Detaljerna följer i ”Förbereda importfilen”.

   Kontrollera vid importen hur kolumnerna matchas och lös sedan i förhandsvisningen okända kategorier, dubbletter, rader som ska rättas och kapaciteten. Importen skapar de godkända gästerna; den skickar ingen inbjudan.

4. 4
   Granska listan och kryssa i ”Jag har granskat listan”

   Kontrollera namn, e-postadresser och kategorier. I ”Förbered mitt evenemang” avmarkeras rutan av sig själv om listan ändras efteråt.

Förbereda importfilen

En rad per gäst, med kolumnrubrikerna på första raden.

Filen

• Format: Excel (.xlsx) eller CSV kodad i UTF-8.
• Storlek: högst 10 MB, 10 000 rader och 100 kolumner.
• Formler: en cell som innehåller en formel sparas som text och beräknas aldrig.

Kolumnerna

Dina rubriker kan se annorlunda ut: vid importen anger du vilken kolumn som hör till vilket fält. Vanliga rubriker känns igen automatiskt — igenkänningen kan engelska, franska och spanska rubriker.

Kontrollera förhandsvisningen innan du bekräftar

Importen visar en förhandsvisning rad för rad innan gästerna skapas. Giltiga rader kan importeras även om andra behöver rättas. Okända kategorier och dubbletter måste fortfarande lösas.

• Behöver korrigeras: saknad eller ogiltig adress, saknat namn, för långt värde. De raderna hoppas över; rätta dem i filen och importera dem igen.
• Okänd kategori: skapa den, eller koppla den till en befintlig kategori i evenemanget.
• Möjlig dubblett: samma adress förekommer två gånger i filen, eller finns redan i evenemanget. Välj för varje fall ”Importera som separat gäst” eller ”Hoppa över den här raden”. Inget slås ihop utan dig.
• Kapaciteten nådd: utöver erbjudandets platser visar förhandsvisningen raderna som inte importeras. En administratör i organisationen kan höja kapaciteten; annars importerar ”Bekräfta ändå” de rader som får plats.

Kryssa till sist i ”Jag bekräftar att alla i listan redan har bekräftat sitt deltagande utanför InviteKey” och skapa sedan de godkända gästerna.

Bra att veta

Arkivera en kategori som har gäster: den erbjuds inte längre för nya gäster eller för att välja en utskicksgrupp. Dess gäster stannar kvar i den, eller så flyttar du dem till en annan kategori — deras Wallet-kort uppdateras då, och det som visas vid entrén ändras för dem. ”Återställ från arkiv” gör den tillgänglig igen.

Ett exempel

De här fem rubrikerna känns igen automatiskt. Noah har ingen kategori: han får standardkategorin, ”Gäst” om du inte har ändrat den.