Kapitel 3 · Gäste

Gäste hinzufügen oder importieren

Legen Sie im Reiter „Gäste“ die nötigen Kategorien an und fügen Sie dann Personen einzeln hinzu oder importieren Sie eine Liste. InviteKey sammelt keine Antworten der Gäste: Fügen Sie Personen hinzu, deren Teilnahme bereits bestätigt ist. Die in einer Importdatei erwarteten Spalten werden weiter unten beschrieben, in „Die Importdatei vorbereiten“.

Schritt für Schritt

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   Die Kategorien vorbereiten

   Jede Veranstaltung beginnt mit 6 Kategorien, in der Sprache der Person, die sie erstellt: Gast, VIP, Redner, Veranstalter, Partner und Sponsor. Benennen Sie sie um oder ändern Sie ihre Farbe mit „Bearbeiten“, archivieren Sie die, die Sie nicht brauchen, und fügen Sie eigene mit „Kategorie hinzufügen“ hinzu. Ein Gast ohne Kategorie erhält die Standardkategorie — anfangs „Gast“; „Als Standard festlegen“ bestimmt eine andere. Eine Kategorie ist eine Bezeichnung, die am Einlass angezeigt wird, kein besonderes Zugangsrecht.

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   Die Gäste hinzufügen

   „Gast hinzufügen“ für eine Person; für eine Liste bereiten Sie eine Datei vor und öffnen dann den Import.

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   Eine Datei importieren

   Die Datei enthält eine Zeile pro Gast mit mindestens seiner E-Mail-Adresse und seiner Identität: Vorname, Nachname oder vollständiger Name — mindestens eines der drei. Zwei Spalten sind optional: die Kategorie (leer erhält der Gast die Standardkategorie) und das Unternehmen. Die Einzelheiten folgen in „Die Importdatei vorbereiten“.

   Prüfen Sie beim Import die Zuordnung der Spalten und klären Sie dann in der Vorschau unbekannte Kategorien, Duplikate, zu korrigierende Zeilen und die Kapazität. Der Import legt die angenommenen Gäste an; er versendet keine Einladung.

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   Die Liste prüfen, dann „Ich habe die Liste geprüft“ ankreuzen

   Prüfen Sie Namen, E-Mail-Adressen und Kategorien. In „Meine Veranstaltung vorbereiten“ wird das Häkchen von selbst entfernt, wenn sich die Liste danach ändert.

Die Importdatei vorbereiten

Eine Zeile pro Gast, die Spaltentitel in der ersten Zeile.

Die Datei

• Formate: Excel (.xlsx) oder CSV in UTF-8-Kodierung.
• Größe: höchstens 10 MB, 10.000 Zeilen und 100 Spalten.
• Formeln: Eine Zelle mit einer Formel wird als Text übernommen, nie berechnet.

Die Spalten

Ihre Spaltentitel können anders lauten: Beim Import geben Sie an, welche Spalte welchem Feld entspricht. Gängige Titel werden automatisch erkannt — die Erkennung kennt englische, französische und spanische Titel.

Die Vorschau vor dem Bestätigen prüfen

Der Import zeigt vor dem Anlegen der Gäste eine Vorschau Zeile für Zeile. Gültige Zeilen können importiert werden, auch wenn andere korrigiert werden müssen. Unbekannte Kategorien und Duplikate müssen noch geklärt werden.

• Korrektur erforderlich: fehlende oder ungültige Adresse, fehlender Name, zu langer Wert. Diese Zeilen werden übersprungen; korrigieren Sie sie in der Datei und importieren Sie sie erneut.
• Unbekannte Kategorie: Legen Sie sie an oder ordnen Sie sie einer bestehenden Kategorie der Veranstaltung zu.
• Mögliches Duplikat: Dieselbe Adresse steht zweimal in der Datei oder existiert bereits in der Veranstaltung. Wählen Sie für jeden Fall „Als eigenen Gast importieren“ oder „Diese Zeile überspringen“. Nichts wird ohne Sie zusammengeführt.
• Kapazität erreicht: Über die Plätze des Angebots hinaus zeigt die Vorschau die Zeilen, die nicht importiert werden. Ein Administrator der Organisation kann die Kapazität erhöhen; andernfalls importiert „Trotzdem bestätigen“ die Zeilen, die noch passen.

Kreuzen Sie zum Schluss „Ich bestätige, dass jede Person in dieser Liste ihre Teilnahme außerhalb von InviteKey bereits bestätigt hat“ an und legen Sie dann die angenommenen Gäste an.

Gut zu wissen

Eine Kategorie mit Gästen archivieren: Sie wird nicht mehr für neue Gäste oder für die Wahl einer Versandgruppe angeboten. Ihre Gäste bleiben darin, oder Sie ordnen sie einer anderen Kategorie zu — ihre Wallet-Karte wird dann aktualisiert, und was am Einlass angezeigt wird, ändert sich für sie. „Aus Archiv wiederherstellen“ macht sie wieder verfügbar.

Ein Beispiel

Diese fünf Titel werden automatisch erkannt. Noah hat keine Kategorie: Er erhält die Standardkategorie, „Gast“, sofern Sie sie nicht geändert haben.