Hoofdstuk 6 · De grote dag
De toegang controleren
Aan de deur scant de controleur de QR-code van de gast en volgt het getoonde resultaat. In de console volgt het tabblad ‘Toegangen’ de aanwezigheid en de te controleren gevallen.
Stap voor stap
- Scannen aan de deur
De gast toont zijn QR-code, op de pagina van zijn uitnodiging of op zijn Wallet-kaart. Volg het getoonde resultaat: binnenlaten, weigeren of wachten.
- Een gast zonder QR-code terugvinden
‘Handmatig zoeken’: typ minstens twee letters van zijn naam. Een persoon kiezen opent diens kaart; de toegang wordt pas geregistreerd met ‘Toegang bevestigen’. Zonder QR-code bewijst niets dat het de juiste persoon is: controleer dat voordat je bevestigt.
- ‘Te controleren’ in de gaten houden
Bekijk in ‘Toegangen’ de scans die niet zijn doorgekomen en de dubbele toegangen die na een netwerkstoring zijn ontstaan.
- De balans opmaken
Bekijk de aanwezigheid vóór de verwijderdatum van de gegevens (na het evenement).
De resultaten van een scan begrijpen
Een QR-code laat maar één keer binnen: InviteKey registreert de eerste toegang, zonder uitgang of terugkeer, door welke deur dan ook. Hij bewijst niet de identiteit van wie hem toont: voorzie een controle als je evenement dat vereist.
Binnenlaten
| Resultaat | Wat het betekent | Wat te doen |
|---|---|---|
| Toegelaten | De toegang is op de server geregistreerd. | Laat binnen. |
| Offline geaccepteerd | Geen netwerk: de telefoon heeft de QR-code in zijn lijst herkend. | Laat binnen. De toegang wordt bevestigd zodra het netwerk terug is. |
Weigeren
| Resultaat | Wat het betekent | Wat te doen |
|---|---|---|
| Geweigerd — al gebruikt | Deze QR-code is al gebruikt; het scherm toont het tijdstip van de eerste toegang. | Controleer de identiteit van de persoon en verwijs hem zo nodig naar de organisatie. |
| Geweigerd — ingetrokken | De organisator heeft deze uitnodiging geannuleerd. | Verwijs de persoon naar de organisatie. |
| Geweigerd — verlopen | De QR-code is niet meer geldig. | Verwijs de persoon naar de organisatie. |
| Geweigerd — onbekende QR | Geen enkele gast van dit evenement komt overeen. | Controleer of het wel om dit evenement gaat. |
| QR niet herkend | Dit is geen QR-code van InviteKey. Er is niets naar de server gestuurd. | Vraag naar de QR-code van de uitnodiging. |
| Buiten het toelatingsvenster | De toegang is open vanaf de begindag van het evenement, vanaf 00:01 (tijd van het evenement), tot het einde. | Nu is geen toegang mogelijk. |
| Toegang uitgeschakeld | Het evenement is opgeschort: geen enkele toegang kan worden geregistreerd. | Waarschuw de organisator. |
Wachten of opnieuw proberen
| Resultaat | Wat het betekent | Wat te doen |
|---|---|---|
| Bevestiging in afwachting | De server heeft niet geantwoord: de toegang is misschien geregistreerd. | ‘Opnieuw proberen’: dezelfde handeling wordt opnieuw verstuurd, zonder risico op een dubbele. |
| De server is niet bereikt | Er is geen aanvraag vertrokken: er is niets geregistreerd. | Controleer het netwerk en probeer het opnieuw. |
| De server weigert aanvragen | De toegang is niet geregistreerd, en het ligt niet aan het netwerk van de telefoon. | Waarschuw de organisator. |
| De vorige aanvraag loopt nog | De telefoon wacht nog op het antwoord op de vorige scan. | Niet opnieuw scannen: wacht, dan ‘Opnieuw proberen’. |
| Toegang niet bevestigd | De telefoon kan niet zelf beslissen: het evenement vereist bevestiging van de server, zijn lijst is te oud of deze QR-code staat er niet in. | Laat niet binnen zonder bevestiging van de server. |
| Scannen onmogelijk | Deze telefoon kan geen toegang meer registreren. | Activeer hem opnieuw via zijn menu, met de link en de pincode. |
De testscan
Test geslaagd — Deze QR-code laat niemand binnen: dit is de QR-code van een testuitnodiging. De telefoon is klaar; er wordt geen toegang geregistreerd.
Controleren zonder netwerk
Valt het netwerk weg, dan hangt het vervolg af van de controlemodus die in ‘Scannertoegang’ is gekozen en van de leeftijd van de lijst die op elke telefoon is gedownload.
| Controlemodus | Als het netwerk wegvalt | Het risico |
|---|---|---|
| Doorgaan zonder netwerk (standaard) | De controleurs laten gasten verder binnen met de lijst van de telefoon. | Twee losgekoppelde telefoons kunnen dezelfde QR-code accepteren; het conflict verschijnt pas bij de synchronisatie. |
| Serverbevestiging vereisen | Er is geen toelating mogelijk: de rij staat stil. | Geen dubbele toegang tussen telefoons, maar ook geen toegang zonder netwerk. |
De lijst op de telefoon
- Wat ze bevat: de naam, het bedrijf en de categorie van elke gast; het e-mailadres alleen als je dat hebt toegestaan. Nooit de QR-code zelf, alleen een vingerafdruk waarmee hij wordt herkend.
- Hoe lang ze geldt: standaard 24 uur, instelbaar in ‘Scannertoegang’. Daarna toont de telefoon zonder netwerk ‘Toegang niet bevestigd’.
- Voor de opening: op elke telefoon ‘Lijst synchroniseren’ met netwerk, om met een actuele lijst te beginnen.
Tijdens en na de storing
- Elke offline geaccepteerde toegang wordt op de telefoon bewaard en naar de server gestuurd zodra het netwerk terug is.
- Hebben twee telefoons dezelfde QR-code geaccepteerd, dan verschijnt de tweede in ‘Toegangen’, onder ‘Te controleren’ (‘Al binnen’). De synchronisatie kan een al verleende toegang niet ongedaan maken.
De tellers
- Op de telefoon zet ‘Aangekomen’ de toegangen af tegen de gasten die een QR-code hebben — een ingeplande verzending telt al mee. ‘geschat’ wijst op toegangen die de server nog niet heeft bevestigd, en ‘te synchroniseren’ op die nog op het netwerk wachten.
- In ‘Toegangen’ zijn de verwachte gasten de hele gastenlijst. Een opmerking vermeldt hoeveel uitnodigingen nog niet zijn vertrokken: die gasten worden verwacht en zijn afwezig, maar hebben hun QR-code nog niet ontvangen.
Na het evenement
- Aanwezigheid: ‘Toegangen’ toont wie er kwam, wanneer en door welke deur, en de gevallen ‘Te controleren’. De export van de aanwezigheid zit in de betaalde aanbiedingen.
- Herinnering: 3 dagen vóór het verwijderen van de gegevens, om 09:00 (tijd van het evenement), herinnert een e-mail de beheerders van de organisatie en wie het evenement heeft aangemaakt eraan.
- Telefoons: controleer dat er geen toegang meer wacht en volg dan de wisprocedure uit hoofdstuk 5.