InviteKey-handleiding
Je evenement voorbereiden en je gasten ontvangen
Deze handleiding volgt het werk van de organisator. De eerste vijf hoofdstukken zijn de vijf stappen van ‘Mijn evenement voorbereiden’, bovenaan het overzicht van elk evenement; het zesde begeleidt de dag van het evenement.
- Hoofdstuk 1Gegevens van het evenement controlerenData, locatie, talen, contact en bewaring van de gegevens.
- Hoofdstuk 2Personaliseren en bekijkenLogo, afbeelding, kleur en voorbeelden van de uitnodiging.
- Hoofdstuk 3Gasten toevoegen of importerenCategorieën, één voor één toevoegen, een bestand importeren.
- Hoofdstuk 4Uitnodigingen versturenTestuitnodiging, verzending, opvolging, wijzigingen na verzending.
- Hoofdstuk 5Scanners voorbereidenControlepunten, toegang van het team, telefoons, wissen.
- Hoofdstuk 6 · De grote dagDe toegang controlerenScanresultaten, handmatig zoeken, zonder netwerk, aanwezigheid.
Wanneer is het evenement klaar?
‘Evenement klaar’ verschijnt wanneer elke gast een verstuurde of ingeplande uitnodiging heeft, de toegang van het verificatieteam open is en minstens één telefoon is geactiveerd. De andere stappen begeleiden je zonder iets te blokkeren. De voorbereiding gaat weer open als er iets verandert, bijvoorbeeld nieuwe gasten zonder uitnodiging.
De testuitnodiging en de testscan zijn optioneel: ze veranderen de stand van de voorbereiding niet.
Waar beginnen? Je hebt net een evenement aangemaakt: hoofdstuk 1. Je gastenlijst is klaar: hoofdstuk 3. Een vraag tijdens de ontvangst: hoofdstuk 6.
De handleiding openen vanuit InviteKey
In de console opent ‘Handleiding’ deze pagina. Elke stap van ‘Mijn evenement voorbereiden’ heeft zijn ‘?’, en de tabbladen van het evenement hun link ‘Meer informatie’, naar het juiste hoofdstuk. Op de controletelefoon leidt het scannermenu naar de resultaten van een scan.