Kapitel 6 · Der große Tag
Den Einlass kontrollieren
An der Tür scannt die Kontrollperson den QR-Code des Gastes und folgt dem angezeigten Ergebnis. In der Konsole verfolgt der Reiter „Einlässe“ die Anwesenheit und die zu prüfenden Fälle.
Schritt für Schritt
- An der Tür scannen
Der Gast zeigt seinen QR-Code, auf seiner Einladungsseite oder seiner Wallet-Karte. Folgen Sie dem angezeigten Ergebnis: einlassen, ablehnen oder warten.
- Einen Gast ohne QR-Code finden
„Manuelle Suche“: Tippen Sie mindestens zwei Buchstaben seines Namens. Die Wahl einer Person öffnet ihre Karte; der Einlass wird erst mit „Einlass bestätigen“ erfasst. Ohne QR-Code beweist nichts, dass es die richtige Person ist: Prüfen Sie das vor dem Bestätigen.
- „Zu prüfen“ im Blick behalten
Prüfen Sie in „Einlässe“ die Scans, die nicht durchgegangen sind, und die doppelten Einlässe nach einem Netzausfall.
- Bilanz ziehen
Sehen Sie sich die Anwesenheit vor dem Löschdatum der Daten an (nach der Veranstaltung).
Die Scan-Ergebnisse verstehen
Ein QR-Code lässt nur einmal ein: InviteKey erfasst den ersten Einlass, ohne Ausgang oder erneuten Einlass, egal durch welche Tür. Er beweist nicht die Identität der Person, die ihn vorzeigt: Planen Sie eine Prüfung ein, wenn Ihre Veranstaltung das verlangt.
Einlassen
| Ergebnis | Was es bedeutet | Was tun |
|---|---|---|
| Eingelassen | Der Einlass ist auf dem Server erfasst. | Einlassen. |
| Offline angenommen | Kein Netzwerk: Das Telefon hat den QR-Code in seiner Liste erkannt. | Einlassen. Der Einlass wird bestätigt, sobald das Netzwerk zurück ist. |
Ablehnen
| Ergebnis | Was es bedeutet | Was tun |
|---|---|---|
| Abgelehnt — bereits benutzt | Dieser QR-Code wurde bereits benutzt; der Bildschirm zeigt die Uhrzeit des ersten Einlasses. | Prüfen Sie die Identität der Person und schicken Sie sie bei Bedarf zur Organisation. |
| Abgelehnt — widerrufen | Der Veranstalter hat diese Einladung storniert. | Schicken Sie die Person zur Organisation. |
| Abgelehnt — abgelaufen | Der QR-Code ist nicht mehr gültig. | Schicken Sie die Person zur Organisation. |
| Abgelehnt — unbekannter QR | Kein Gast dieser Veranstaltung passt. | Prüfen Sie, ob es wirklich um diese Veranstaltung geht. |
| QR nicht erkannt | Das ist kein QR-Code von InviteKey. Nichts wurde an den Server gesendet. | Bitten Sie um den QR-Code der Einladung. |
| Außerhalb des Einlassfensters | Der Einlass ist ab dem Starttag der Veranstaltung ab 00:01 Uhr (Veranstaltungszeit) bis zu ihrem Ende geöffnet. | Jetzt ist kein Einlass möglich. |
| Zugang deaktiviert | Die Veranstaltung ist ausgesetzt: Kein Einlass kann erfasst werden. | Benachrichtigen Sie den Veranstalter. |
Warten oder erneut versuchen
| Ergebnis | Was es bedeutet | Was tun |
|---|---|---|
| Bestätigung ausstehend | Der Server hat nicht geantwortet: Der Einlass wurde vielleicht erfasst. | „Erneut versuchen“: Es geht derselbe Vorgang erneut hinaus, ohne Risiko einer Doppelung. |
| Der Server wurde nicht erreicht | Keine Anfrage ist hinausgegangen: Nichts wurde erfasst. | Prüfen Sie das Netzwerk und versuchen Sie es erneut. |
| Der Server weist Anfragen ab | Der Einlass wurde nicht erfasst, und es liegt nicht am Netzwerk des Telefons. | Benachrichtigen Sie den Veranstalter. |
| Die vorherige Anfrage läuft noch | Das Telefon wartet noch auf die Antwort zum vorherigen Scan. | Nicht erneut scannen: warten, dann „Erneut versuchen“. |
| Zugang nicht bestätigt | Das Telefon kann nicht allein entscheiden: Die Veranstaltung verlangt die Serverbestätigung, seine Liste ist zu alt oder dieser QR-Code steht nicht darin. | Nicht ohne Bestätigung des Servers einlassen. |
| Scannen nicht möglich | Dieses Telefon kann keine Einlässe mehr erfassen. | Aktivieren Sie es über sein Menü erneut, mit Link und PIN. |
Der Testscan
Test erfolgreich — Dieser QR-Code lässt niemanden ein: Das ist der QR-Code einer Testeinladung. Das Telefon ist bereit; es wird kein Einlass erfasst.
Ohne Netzwerk kontrollieren
Fällt das Netzwerk aus, hängt das Weitere vom Kontrollmodus ab, der in „Scanner-Zugang“ gewählt wurde, und vom Alter der auf jedes Telefon geladenen Liste.
| Kontrollmodus | Wenn das Netzwerk ausfällt | Das Risiko |
|---|---|---|
| Ohne Netzwerk fortfahren (Standard) | Die Kontrollpersonen lassen Gäste weiter mit der Liste des Telefons ein. | Zwei getrennte Telefone können denselben QR-Code annehmen; der Konflikt zeigt sich erst bei der Synchronisierung. |
| Serverbestätigung verlangen | Kein Einlass ist möglich: Die Schlange steht still. | Kein doppelter Einlass zwischen Telefonen, aber auch kein Einlass ohne Netzwerk. |
Die Liste auf dem Telefon
- Was sie enthält: Name, Unternehmen und Kategorie jedes Gastes; seine E-Mail-Adresse nur, wenn Sie es erlaubt haben. Nie den QR-Code selbst, nur einen Fingerabdruck, an dem er erkannt wird.
- Ihre Dauer: standardmäßig 24 Stunden, einstellbar in „Scanner-Zugang“. Darüber hinaus zeigt das Telefon ohne Netzwerk „Zugang nicht bestätigt“.
- Vor der Öffnung: auf jedem Telefon „Liste synchronisieren“ mit Netzwerk, um mit einer aktuellen Liste zu beginnen.
Während und nach dem Ausfall
- Jeder offline angenommene Einlass wird auf dem Telefon gespeichert und an den Server gesendet, sobald das Netzwerk zurück ist.
- Haben zwei Telefone denselben QR-Code angenommen, erscheint der zweite in „Einlässe“ unter „Zu prüfen“ („Bereits drinnen“). Die Synchronisierung kann einen bereits gewährten Einlass nicht rückgängig machen.
Die Zähler
- Auf dem Telefon setzt „Angekommen“ die Einlässe ins Verhältnis zu den Gästen mit QR-Code — ein geplanter Versand zählt bereits. „geschätzt“ kennzeichnet Einlässe, die der Server noch nicht bestätigt hat, und „zu synchronisieren“ die, die noch auf das Netzwerk warten.
- In „Einlässe“ sind die erwarteten Gäste die ganze Gästeliste. Ein Hinweis nennt, wie viele Einladungen noch nicht hinausgegangen sind: Diese Gäste werden erwartet und fehlen, haben ihren QR-Code aber noch nicht erhalten.
Nach der Veranstaltung
- Anwesenheit: „Einlässe“ zeigt, wer gekommen ist, wann und durch welche Tür, und die Fälle „Zu prüfen“. Der Export der Anwesenheit ist in den kostenpflichtigen Angeboten enthalten.
- Erinnerung: 3 Tage vor dem Löschen der Daten, um 09:00 Uhr (Veranstaltungszeit), erinnert eine E-Mail die Administratoren der Organisation und die Person, die die Veranstaltung erstellt hat.
- Telefone: Prüfen Sie, dass kein Einlass mehr wartet, und wenden Sie dann das Löschverfahren aus Kapitel 5 an.