Hoofdstuk 5 · Scannertoegang
Scanners voorbereiden
De telefoons van je team worden de scanners — de ‘verificatieapparaten’ van je aanbod. Geen hardware om te kopen, geen app om uit een store te installeren. Het tabblad ‘Scannertoegang’ volgt de tijdsvolgorde: ‘Vóór het evenement’, ‘Tijdens het evenement’, ‘Na het evenement’. Vanaf de eerste dag van het evenement komt ‘Tijdens het evenement’ bovenaan het tabblad; is het evenement voorbij, dan is het ‘Na het evenement’, met het wissen van de telefoons.
Stap voor stap
- De controlepunten aanmaken
Geef elke bewaakte ingang een naam, bijvoorbeeld ‘Hoofdingang’ of ‘Parkeerplaats’. Op de telefoon kiest het team die onder de naam ‘deur’. Een gast komt maar één keer binnen, door welke deur dan ook.
- De controle instellen
De controlemodus: ‘Doorgaan zonder netwerk (standaard)’ of ‘Serverbevestiging vereisen’ — hun gevolgen. De maximale leeftijd van de offline lijst: standaard 24 uur; daarna beslist een telefoon zonder netwerk niet meer zelf. Optioneel: ‘E-mail van de gast tonen in het zoeken op de scanner’ — de adressen worden dan naar elke telefoon gekopieerd.
- De toegang van het team openen
‘Toegang openen’ maakt een activeringslink en een pincode aan, gemeenschappelijk voor het team. De pincode wordt maar één keer getoond: noteer hem. De toegang sluit vanzelf om 12 uur ’s middags op de dag na de laatste dag van het evenement.
- Het blad voor het team afdrukken
‘Bekijk het afdrukbare blad’: een activerings-QR-code, de deuren van het evenement en een vak voor de pincode, met de hand in te vullen — het blad drukt hem nooit af.
- Elke telefoon activeren
Scan de QR-code van het blad met de camera of open de link, voer de pincode in, kies de deur en geef het apparaat een naam: die naam is verplicht en verschijnt in de opvolging van de toegangen. Daarna in het scannermenu ‘Lijst synchroniseren’, met netwerk. Hoeveel telefoons tegelijk actief kunnen zijn, hangt af van het aanbod.
De stap ‘Scanners voorbereiden’ is gedaan wanneer de toegang open is en minstens één telefoon is geactiveerd.
Goed om te weten
- Pincode geweigerd: na meerdere foute pogingen pauzeert de activering maximaal 5 minuten; is de pincode geblokkeerd, dan maakt ‘Nieuwe pincode’ een nieuwe aan zonder de al geactiveerde telefoons los te koppelen.
- Testscan (optioneel): scan met een geactiveerde telefoon en netwerk de QR-code van je testuitnodiging (hoofdstuk 4): ‘Test geslaagd — Deze QR-code laat niemand binnen’. Er wordt geen toegang geregistreerd.
- Tijdens het evenement: ‘Verbonden apparaten’ toont elke telefoon, zijn deur, zijn laatste teken van leven en zijn wachtende toegangen. ‘Loskoppelen’ stopt één telefoon; ‘Nieuwe pincode’ en ‘Nieuwe link’ vervangen een vergeten pincode of een verspreide link zonder iemand los te koppelen; ‘Toegang intrekken’ koppelt alle telefoons in één keer los — alleen voor als de link en de pincode in verkeerde handen zijn gevallen: elke telefoon moet dan opnieuw worden geactiveerd met een nieuwe link en een nieuwe pincode.
Na het evenement: de gegevens op de telefoons wissen
Elke geactiveerde telefoon bewaart de gastenlijst offline: namen, bedrijven en categorieën, en de e-mailadressen als u die hebt toegestaan — nooit hun QR-codes. Ze wist zichzelf. Wanneer de gegevens van het evenement worden verwijderd, wist de scanner wat er nog van over is op een telefoon zodra die weer wordt geopend. Alleen een telefoon die nooit meer wordt geopend, houdt zijn kopie: InviteKey kan die niet op afstand wissen.
Om ze eerder te wissen, meteen na het evenement, afhankelijk van het geval:
- Op elke ingeleverde telefoon. Herstel het netwerk en controleer dat de scanner geen wachtende toegangen meer heeft. Kies in het menu van de scanner ‘Dit apparaat loskoppelen’: de gastenlijst wordt meteen gewist. De scanner heeft netwerk nodig om de verbinding te verbreken. Toegangen die niet zijn verstuurd, blijven op de telefoon: loskoppelen verstuurt ze niet.
- Vanuit ‘Scannertoegang’. ‘Loskoppelen’, in ‘Verbonden apparaten’, sluit de sessie van één apparaat; ‘Toegang intrekken’ sluit die van alle apparaten en maakt de link en de pincode onbruikbaar. Een uitgeschakelde of offline telefoon wist zijn lijst pas bij het volgende contact met de server.
- Telefoon verloren of niet ingeleverd. Koppel hem los en kies daarna ‘Nieuwe link’: de link en het blad in omloop kunnen geen apparaat meer activeren, en het activeringsscherm toont de naam van het evenement niet meer. Is ook de pincode in omloop geraakt, dan sluit ‘Toegang intrekken’ alles in één keer.
Telefoon die niet meer verbinding maakt. Wanneer u hem terugkrijgt, wist u in de instellingen van zijn browser de gegevens van het adres van de scanner, app.invitekey.app, en controleert u daarna dat ze er niet meer staan:
iPhone — Instellingen › Apps › Safari › Geavanceerd › Websitedata (op iOS 17: Instellingen › Safari › Geavanceerd). Safari plaatst app.invitekey.app onder zijn domein, invitekey.app: verwijder dat item en controleer dat het uit de lijst verdwenen is. Is de scanner aan het beginscherm toegevoegd, verwijder dan ook zijn pictogram: zijn gegevens verdwijnen mee.
Android — Chrome › ⋮ › Instellingen › Site-instellingen › Alle sites, daarna app.invitekey.app (Chrome kan het onder invitekey.app groeperen) › Wissen en resetten. Controleer daarna dat app.invitekey.app niet meer in de lijst staat.