Kapitel 4 · Invitationsmails
Send invitationerne
I »Invitationsmails« sender du med det samme eller planlægger udsendelsen og følger derefter med i, hvad der er sendt. Hver gæst modtager en mail med linket til sin invitation: sin QR-kode og, hvis gæsten ønsker det, sit Apple Wallet- eller Google Wallet-kort.
Trin for trin
- Lav en test (valgfrit)
I »Oversigt«: »Lav en test (valgfrit)« og derefter »Send mig en testinvitation«. Den går til din egen adresse, er mærket TEST, dens QR-kode lukker ingen ind, og den tæller ikke med i dine udsendelser. Højst 10 test pr. 24 timer for det samme arrangement.
- Vælg gruppe og tidspunkt
Vælg modtagerne. Du kan filtrere dem efter: gæster uden invitation, en kategori eller en leveringsstatus (skal sendes, problem, annulleret). Send med det samme, eller sæt hak i »Planlæg denne udsendelse«, og vælg datoen. Opsummeringen minder om invitationernes sprog og tæller, hvem der modtager den, hvem der allerede har den, og hvem kapaciteten blokerer.
- Bekræft
»Gennemse og send« og derefter »Opret udsendelsen i baggrunden«. Udvalget tjekkes igen i det øjeblik: Gæster, der allerede har en sendt eller planlagt invitation, springes over.
- Følg leveringerne
Se tællerne, leveringsproblemerne og de leveringer, der skal bekræftes. En levering, der skal bekræftes, er ikke nødvendigvis mislykket: Håndtér den fra den tilsigtede skærm uden at gensende invitationen for en sikkerheds skyld.
Godt at vide
- Første udsendelse: Arrangementet bliver »Aktiv«, og datoen for sletning af dets data fastsættes (kapitel 1).
- Sen udsendelse: En udsendelse planlagt mindre end 24 timer før starten markeres. En udsendelse planlagt efter arrangementets slutning annulleres på dagen uden at forbruge noget.
Ændringer efter udsendelsen
En allerede sendt mail kan ikke rettes. Invitationssiden og de allerede installerede Wallet-kort viser de opdaterede oplysninger, også efter din ændring; gæstens QR-kode forbliver den samme.
Hvad der ændrer sig, afhængigt af hvad du ændrer
| Du ændrer | Allerede modtaget mail | Invitationsside og Wallet-kort | Planlagte udsendelser |
|---|---|---|---|
| Dato, tidspunkt, sted, kontakt | Beholder den gamle oplysning | Viser den nye | Sendes med den nye |
| Billeder og farver | Uændret | Viser det nye udseende | Sendes med det nye udseende |
| En gæsts navn | Uændret | Rettet med det samme | Sendes rettet |
| En kategoris navn | Uændret | Viser det nye navn | Sendes med det nye navn |
Ændr dato eller sted
Før du gemmer, viser InviteKey, hvem der berøres: gæster, der allerede har modtaget deres invitation, planlagte udsendelser, der endnu ikke er sendt, dem, hvor det endnu ikke vides, om de er sendt, og dem, der ikke har modtaget noget. Ingen invitation gensendes: Du bekræfter, at du selv giver besked til dem, der allerede har modtaget en. Planlagte udsendelser, der ville falde efter den nye slutning, kan annulleres eller planlægges igen; ellers annulleres de på dagen uden at forbruge noget.
Ændr en gæsts e-mailadresse
- Intet er sendt endnu: ingen anden virkning.
- Invitationen er planlagt og endnu ikke sendt: Den sendes til den nye adresse på det planlagte tidspunkt med den samme QR-kode.
- Invitationen er allerede sendt til den gamle adresse: InviteKey gensender den ikke. Kopiér gæstens invitationslink (»Kopiér invitationslinket«), og send det selv videre pr. mail eller besked. QR-koden er den samme.
Fjern en gæsts adgang
At tilbagekalde en gæst gør QR-koden ugyldig: Gæsten afvises ved indgangen (»Afvist — tilbagekaldt«), og Wallet-kortet er ikke længere gyldigt. »Genaktiver« gør den samme QR-kode gyldig igen.
En gæst kan kun slettes, hvis intet nogensinde har nået frem: ingen invitation sendt eller afventende, aldrig scannet, intet Wallet-kort tilføjet på en telefon og adgangen tilbagekaldt. Sletningen frigør pladsen; den er endelig.