Κεφάλαιο 4 · Email προσκλήσεων
Αποστολή των προσκλήσεων
Στην καρτέλα «Email προσκλήσεων», στείλτε αμέσως ή προγραμματίστε την αποστολή και, στη συνέχεια, παρακολουθήστε τι έχει σταλεί. Κάθε καλεσμένος λαμβάνει ένα email με σύνδεσμο προς την πρόσκλησή του: τον κωδικό QR του και, αν το επιθυμεί, την κάρτα του για το Apple Wallet ή το Google Wallet.
Βήμα προς βήμα
- Κάντε μια δοκιμή (προαιρετικό)
Στην καρτέλα «Επισκόπηση», επιλέξτε «Κάντε μια δοκιμή (προαιρετικά)» και, στη συνέχεια, «Στείλτε μου μια δοκιμαστική πρόσκληση». Η πρόσκληση πηγαίνει στη διεύθυνσή σας, φέρει την ένδειξη ΔΟΚΙΜΗ, ο κωδικός QR της δεν επιτρέπει την είσοδο σε κανέναν και δεν μετράει στις αποστολές σας. Έως 10 δοκιμές ανά 24 ώρες για την ίδια εκδήλωση.
- Επιλέξτε την ομάδα και την ώρα
Επιλέξτε τους παραλήπτες. Μπορείτε να τους φιλτράρετε κατά: καλεσμένους χωρίς πρόσκληση, κατηγορία ή κατάσταση παράδοσης (προς αποστολή, πρόβλημα, ακυρωμένες). Στείλτε αμέσως ή τσεκάρετε «Προγραμματισμός αυτής της αποστολής» και ορίστε την ημερομηνία. Η σύνοψη υπενθυμίζει τη γλώσσα των προσκλήσεων και μετρά ποιος θα τη λάβει, ποιος την έχει ήδη και ποιον μπλοκάρει η χωρητικότητα.
- Επιβεβαιώστε
«Έλεγχος και αποστολή» και, στη συνέχεια, «Δημιουργία αποστολής στο παρασκήνιο». Η επιλογή ελέγχεται ξανά εκείνη τη στιγμή: οι καλεσμένοι που έχουν ήδη πρόσκληση σταλμένη ή προγραμματισμένη παραλείπονται.
- Παρακολουθήστε τις παραδόσεις
Δείτε τους μετρητές, τα προβλήματα παράδοσης και τις παραδόσεις προς επιβεβαίωση. Μια παράδοση προς επιβεβαίωση δεν έχει απαραίτητα αποτύχει: χειριστείτε την από την ειδική οθόνη, χωρίς να στείλετε ξανά την πρόσκληση για σιγουριά.
Καλό να γνωρίζετε
- Πρώτη αποστολή: η εκδήλωση γίνεται «Ενεργό» και ορίζεται η ημερομηνία διαγραφής των δεδομένων της (κεφάλαιο 1).
- Καθυστερημένη αποστολή: μια αποστολή που προγραμματίζεται λιγότερο από 24 ώρες πριν από την έναρξη επισημαίνεται. Μια αποστολή που προγραμματίζεται μετά τη λήξη της εκδήλωσης ακυρώνεται την ημέρα εκείνη, χωρίς να καταναλώσει τίποτα.
Αλλαγές μετά την αποστολή
Ένα email που έχει ήδη σταλεί δεν μπορεί να διορθωθεί. Η σελίδα πρόσκλησης και οι κάρτες Wallet που έχουν ήδη εγκατασταθεί θα εμφανίζουν τα επικαιροποιημένα στοιχεία και μετά την αλλαγή σας· ο κωδικός QR του καλεσμένου παραμένει ο ίδιος.
Τι αλλάζει ανάλογα με αυτό που τροποποιείτε
| Τροποποιείτε | Email που έχει ήδη ληφθεί | Σελίδα πρόσκλησης και κάρτες Wallet | Προγραμματισμένες αποστολές |
|---|---|---|---|
| Ημερομηνία, ώρα, χώρος, επικοινωνία | Διατηρεί τα παλιά στοιχεία | Εμφανίζουν τα νέα | Θα σταλούν με τα νέα |
| Εικόνες και χρώματα | Αμετάβλητο | Εμφανίζουν τη νέα εμφάνιση | Θα σταλούν με τη νέα εμφάνιση |
| Όνομα καλεσμένου | Αμετάβλητο | Διορθώνονται αμέσως | Θα σταλούν διορθωμένες |
| Όνομα κατηγορίας | Αμετάβλητο | Εμφανίζουν το νέο όνομα | Θα σταλούν με το νέο όνομα |
Αλλαγή ημερομηνίας ή χώρου
Πριν από την αποθήκευση, το InviteKey δείχνει ποιους αφορά: τους καλεσμένους που έχουν ήδη λάβει την πρόσκλησή τους, τις προγραμματισμένες αποστολές που δεν έχουν φύγει ακόμη, εκείνες για τις οποίες δεν είναι ακόμη γνωστό αν έφυγαν και όσους δεν έχουν λάβει τίποτα. Καμία πρόσκληση δεν αποστέλλεται ξανά: επιβεβαιώνετε ότι θα ενημερώσετε εσείς όσους έχουν ήδη προσκληθεί. Οι προγραμματισμένες αποστολές που θα έπεφταν μετά τη νέα λήξη μπορούν να ακυρωθούν ή να επαναπρογραμματιστούν· διαφορετικά, ακυρώνονται την ημέρα εκείνη, χωρίς να καταναλώσουν τίποτα.
Αλλαγή της διεύθυνσης email ενός καλεσμένου
- Δεν έχει σταλεί ακόμη τίποτα: καμία άλλη επίπτωση.
- Η πρόσκληση είναι προγραμματισμένη και δεν έχει φύγει ακόμη: θα σταλεί στη νέα διεύθυνση την προγραμματισμένη ώρα, με τον ίδιο κωδικό QR.
- Η πρόσκληση έχει ήδη σταλεί στην παλιά διεύθυνση: το InviteKey δεν τη στέλνει ξανά. Αντιγράψτε τον σύνδεσμο πρόσκλησης του καλεσμένου («Αντιγραφή συνδέσμου πρόσκλησης») και στείλτε τον εσείς, με email ή μήνυμα. Ο κωδικός QR είναι ο ίδιος.
Ανάκληση της πρόσβασης ενός καλεσμένου
Η ανάκληση της πρόσβασης ενός καλεσμένου ακυρώνει τον κωδικό QR του: θα απορρίπτεται στην είσοδο («Απορρίφθηκε — ανακλήθηκε») και η κάρτα Wallet του δεν ισχύει πλέον. Το «Επανενεργοποίηση» επαναφέρει την ισχύ του ίδιου κωδικού QR.
Ένας καλεσμένος μπορεί να διαγραφεί μόνο αν δεν του έχει φτάσει ποτέ τίποτα: καμία πρόσκληση σταλμένη ή σε αναμονή, καμία σάρωση, καμία κάρτα Wallet προστιθέμενη σε τηλέφωνο, και η πρόσβασή του να έχει ανακληθεί. Η διαγραφή ελευθερώνει τη θέση του· είναι οριστική.