Hoofdstuk 4 · Uitnodigingsmails
Uitnodigingen versturen
Verstuur in ‘Uitnodigingsmails’ meteen of plan de verzending in, en volg dan wat er is vertrokken. Elke gast krijgt een e-mail met de link naar zijn uitnodiging: zijn QR-code en, als hij dat wil, zijn Apple Wallet- of Google Wallet-kaart.
Stap voor stap
- Een test doen (optioneel)
In ‘Overzicht’: ‘Een test doen (optioneel)’ en dan ‘Stuur mij een testuitnodiging’. Ze gaat naar je eigen adres, draagt de vermelding TEST, haar QR-code laat niemand binnen en ze telt niet mee in je verzendingen. Maximaal 10 tests per 24 uur voor hetzelfde evenement.
- De groep en het tijdstip kiezen
Kies de ontvangers. Je kunt ze filteren op: gasten zonder uitnodiging, een categorie, of een bezorgstatus (te versturen, probleem, geannuleerd). Verstuur meteen, of vink ‘Deze verzending inplannen’ aan en kies de datum. De samenvatting herhaalt de taal van de uitnodigingen en telt wie ze ontvangt, wie ze al heeft en wie door de capaciteit wordt tegengehouden.
- Bevestigen
‘Controleren en versturen’ en dan ‘Verzending op de achtergrond aanmaken’. De selectie wordt op dat moment opnieuw gecontroleerd: gasten die al een verstuurde of ingeplande uitnodiging hebben, worden overgeslagen.
- De bezorging opvolgen
Bekijk de tellers, de bezorgproblemen en de te bevestigen bezorgingen. Een te bevestigen bezorging is niet per se mislukt: handel haar af via het daarvoor bedoelde scherm, zonder de uitnodiging uit voorzorg opnieuw te versturen.
Goed om te weten
- Eerste verzending: het evenement wordt ‘Actief’ en de verwijderdatum van de gegevens wordt vastgelegd (hoofdstuk 1).
- Late verzending: een verzending die minder dan 24 uur vóór het begin is ingepland, wordt gemeld. Een verzending die na het einde van het evenement is ingepland, wordt op de dag zelf geannuleerd, zonder iets te verbruiken.
Wijzigen na de verzending
Een al verstuurde e-mail kan niet worden gecorrigeerd. De uitnodigingspagina en de al geïnstalleerde Wallet-kaarten tonen ook na je wijziging de actuele gegevens; de QR-code van de gast blijft dezelfde.
Wat er verandert, afhankelijk van wat je wijzigt
| Je wijzigt | Al ontvangen e-mail | Uitnodigingspagina en Wallet-kaarten | Ingeplande verzendingen |
|---|---|---|---|
| Datum, tijd, locatie, contact | Houdt de oude gegevens | Tonen de nieuwe | Vertrekken met de nieuwe |
| Afbeeldingen en kleuren | Ongewijzigd | Tonen de nieuwe stijl | Vertrekken met de nieuwe stijl |
| Naam van een gast | Ongewijzigd | Meteen gecorrigeerd | Vertrekken gecorrigeerd |
| Naam van een categorie | Ongewijzigd | Tonen de nieuwe naam | Vertrekken met de nieuwe naam |
De datum of de locatie wijzigen
Voor het opslaan toont InviteKey wie het betreft: gasten die hun uitnodiging al hebben ontvangen, ingeplande verzendingen die nog niet zijn vertrokken, die waarvan nog niet bekend is of ze zijn vertrokken, en wie niets heeft ontvangen. Er wordt geen enkele uitnodiging opnieuw verstuurd: je bevestigt dat je wie er al een heeft ontvangen zelf op de hoogte brengt. Ingeplande verzendingen die na het nieuwe einde zouden vallen, kunnen worden geannuleerd of opnieuw ingepland; anders worden ze op de dag zelf geannuleerd, zonder iets te verbruiken.
Het e-mailadres van een gast wijzigen
- Er is nog niets vertrokken: geen ander gevolg.
- Zijn uitnodiging is ingepland en nog niet vertrokken: ze vertrekt naar het nieuwe adres, op het geplande tijdstip, met dezelfde QR-code.
- Zijn uitnodiging is al naar het oude adres vertrokken: InviteKey verstuurt haar niet opnieuw. Kopieer zijn uitnodigingslink (‘Uitnodigingslink kopiëren’) en geef hem zelf door, per e-mail of bericht. De QR-code is dezelfde.
De toegang van een gast intrekken
Een gast intrekken maakt zijn QR-code ongeldig: hij wordt bij de ingang geweigerd (‘Geweigerd — ingetrokken’), en zijn Wallet-kaart is niet meer geldig. ‘Opnieuw activeren’ maakt dezelfde QR-code weer geldig.
Een gast kan alleen worden verwijderd als hem nooit iets heeft bereikt: geen verstuurde of wachtende uitnodiging, nooit gescand, geen Wallet-kaart op een telefoon, en toegang ingetrokken. Verwijderen geeft zijn plaats vrij; het is definitief.