Kapitel 4 · Inbjudningsmejl
Skicka inbjudningarna
I ”Inbjudningsmejl” skickar du direkt eller schemalägger utskicket och följer sedan vad som har gått iväg. Varje gäst får ett mejl med länken till sin inbjudan: sin QR-kod och, om den vill, sitt Apple Wallet- eller Google Wallet-kort.
Steg för steg
- Gör ett test (valfritt)
I ”Översikt”: ”Gör ett test (valfritt)” och sedan ”Skicka en testinbjudan till mig”. Den går till din egen adress, är märkt TEST, dess QR-kod släpper inte in någon och den räknas inte i dina utskick. Högst 10 tester per 24 timmar för samma evenemang.
- Välj grupp och tidpunkt
Välj mottagarna. Du kan filtrera dem på: gäster utan inbjudan, en kategori eller en leveransstatus (att skicka, problem, avbrutna). Skicka direkt, eller kryssa i ”Schemalägg det här utskicket” och välj datum. Sammanfattningen påminner om inbjudningarnas språk och räknar vilka som får den, vilka som redan har den och vilka kapaciteten stoppar.
- Bekräfta
”Granska och skicka” och sedan ”Skapa utskicket i bakgrunden”. Urvalet kontrolleras på nytt i det ögonblicket: gäster som redan har en skickad eller schemalagd inbjudan hoppas över.
- Följ leveranserna
Titta på räknarna, leveransproblemen och de leveranser som ska bekräftas. En leverans som ska bekräftas har inte nödvändigtvis misslyckats: hantera den från den avsedda skärmen, utan att skicka om inbjudan för säkerhets skull.
Bra att veta
- Första utskicket: evenemanget blir ”Aktivt” och raderingsdatumet för dess uppgifter fastställs (kapitel 1).
- Sent utskick: ett utskick som schemaläggs mindre än 24 timmar före starten flaggas. Ett utskick som schemaläggs efter evenemangets slut avbryts samma dag, utan att något förbrukas.
Ändra efter utskicket
Ett redan skickat mejl kan inte rättas. Inbjudningssidan och redan installerade Wallet-kort visar de aktuella uppgifterna även efter din ändring; gästens QR-kod förblir densamma.
Vad som ändras, beroende på vad du ändrar
| Du ändrar | Redan mottaget mejl | Inbjudningssida och Wallet-kort | Schemalagda utskick |
|---|---|---|---|
| Datum, tid, plats, kontakt | Behåller den gamla uppgiften | Visar den nya | Går iväg med den nya |
| Bilder och färger | Oförändrat | Visar det nya utseendet | Går iväg med det nya utseendet |
| En gästs namn | Oförändrat | Rättas direkt | Går iväg rättade |
| En kategoris namn | Oförändrat | Visar det nya namnet | Går iväg med det nya namnet |
Ändra datum eller plats
Innan du sparar visar InviteKey vilka som berörs: gäster som redan har fått sin inbjudan, schemalagda utskick som inte har gått iväg, de där det ännu inte är känt om de gått iväg, och de som inte har fått något. Ingen inbjudan skickas om: du bekräftar att du själv meddelar dem som redan har fått en. Schemalagda utskick som skulle hamna efter det nya slutet kan avbrytas eller schemaläggas om; annars avbryts de samma dag, utan att något förbrukas.
Ändra en gästs e-postadress
- Inget har gått iväg än: ingen annan effekt.
- Inbjudan är schemalagd och har inte gått iväg: den går till den nya adressen, vid den planerade tiden, med samma QR-kod.
- Inbjudan har redan gått till den gamla adressen: InviteKey skickar inte om den. Kopiera gästens inbjudningslänk (”Kopiera inbjudningslänken”) och skicka den vidare själv, via mejl eller meddelande. QR-koden är densamma.
Dra in en gästs åtkomst
Att återkalla en gäst gör QR-koden ogiltig: gästen nekas vid entrén (”Nekad — återkallad”), och Wallet-kortet är inte längre giltigt. ”Återaktivera” gör samma QR-kod giltig igen.
En gäst kan bara raderas om inget någonsin har nått fram: ingen inbjudan skickad eller väntande, aldrig skannad, inget Wallet-kort tillagt på en telefon, och åtkomsten återkallad. Raderingen frigör platsen; den är slutgiltig.