Kapitel 4 · Einladungs-E-Mails
Einladungen versenden
Versenden Sie in „Einladungs-E-Mails“ sofort oder planen Sie den Versand, und verfolgen Sie dann, was hinausgegangen ist. Jeder Gast erhält eine E-Mail mit dem Link zu seiner Einladung: seinem QR-Code und, wenn er möchte, seiner Apple-Wallet- oder Google-Wallet-Karte.
Schritt für Schritt
- Einen Test machen (optional)
In „Übersicht“ „Einen Test machen (optional)“, dann „Mir eine Testeinladung senden“. Sie geht an Ihre eigene Adresse, trägt den Vermerk TEST, ihr QR-Code lässt niemanden ein, und sie zählt nicht zu Ihren Versänden. Höchstens 10 Tests pro 24 Stunden für dieselbe Veranstaltung.
- Gruppe und Zeitpunkt wählen
Wählen Sie die Empfänger. Sie können sie filtern nach: Gästen ohne Einladung, einer Kategorie oder einem Zustellstatus (zu versenden, Problem, storniert). Versenden Sie sofort, oder kreuzen Sie „Diesen Versand planen“ an und wählen Sie das Datum. Die Zusammenfassung nennt die Sprache der Einladungen und zählt, wer sie erhält, wer sie schon hat und wen die Kapazität blockiert.
- Bestätigen
„Prüfen und senden“, dann „Versand im Hintergrund anlegen“. Die Auswahl wird in diesem Moment erneut geprüft: Gäste, die bereits eine versendete oder geplante Einladung haben, werden übersprungen.
- Die Zustellungen verfolgen
Sehen Sie sich die Zähler, die Zustellprobleme und die zu bestätigenden Zustellungen an. Eine zu bestätigende Zustellung ist nicht unbedingt gescheitert: Bearbeiten Sie sie über den vorgesehenen Bildschirm, ohne die Einladung vorsorglich erneut zu senden.
Gut zu wissen
- Erster Versand: Die Veranstaltung wird „Aktiv“, und ihr Löschdatum wird festgelegt (Kapitel 1).
- Später Versand: Ein Versand, der weniger als 24 Stunden vor Beginn geplant ist, wird gemeldet. Ein Versand, der nach dem Ende der Veranstaltung geplant ist, wird am betreffenden Tag storniert, ohne etwas zu verbrauchen.
Nach dem Versand ändern
Eine bereits versendete E-Mail lässt sich nicht korrigieren. Die Einladungsseite und die bereits installierten Wallet-Karten zeigen auch nach Ihrer Änderung die aktuellen Angaben; der QR-Code des Gastes bleibt derselbe.
Was sich ändert, je nachdem, was Sie ändern
| Sie ändern | Bereits empfangene E-Mail | Einladungsseite und Wallet-Karten | Geplante Versände |
|---|---|---|---|
| Datum, Uhrzeit, Ort, Kontakt | Behält die alte Angabe | Zeigen die neue | Gehen mit der neuen hinaus |
| Bilder und Farben | Unverändert | Zeigen das neue Design | Gehen mit dem neuen Design hinaus |
| Name eines Gastes | Unverändert | Sofort korrigiert | Gehen korrigiert hinaus |
| Name einer Kategorie | Unverändert | Zeigen den neuen Namen | Gehen mit dem neuen Namen hinaus |
Datum oder Ort ändern
Vor dem Speichern zeigt InviteKey, wer betroffen ist: Gäste, die ihre Einladung schon erhalten haben, geplante Versände, die noch nicht hinausgegangen sind, solche, bei denen noch unklar ist, ob sie hinausgegangen sind, und die, die nichts erhalten haben. Keine Einladung wird erneut versendet: Sie bestätigen, dass Sie diejenigen, die schon eine erhalten haben, selbst benachrichtigen. Geplante Versände, die nach dem neuen Ende lägen, können storniert oder neu geplant werden; andernfalls werden sie am betreffenden Tag storniert, ohne etwas zu verbrauchen.
Die E-Mail-Adresse eines Gastes ändern
- Noch nichts ist hinausgegangen: keine weitere Wirkung.
- Seine Einladung ist geplant und noch nicht hinausgegangen: Sie geht zur geplanten Zeit an die neue Adresse, mit demselben QR-Code.
- Seine Einladung ist schon an die alte Adresse gegangen: InviteKey sendet sie nicht erneut. Kopieren Sie seinen Einladungslink („Einladungslink kopieren“) und geben Sie ihn selbst weiter, per E-Mail oder Nachricht. Der QR-Code ist derselbe.
Einem Gast den Zugang entziehen
Einen Gast zu widerrufen macht seinen QR-Code ungültig: Er wird am Eingang abgelehnt („Abgelehnt — widerrufen“), und seine Wallet-Karte ist nicht mehr gültig. „Reaktivieren“ macht denselben QR-Code wieder gültig.
Ein Gast kann nur gelöscht werden, wenn ihn nie etwas erreicht hat: keine versendete oder ausstehende Einladung, nie gescannt, keine Wallet-Karte auf einem Telefon, und Zugang widerrufen. Das Löschen gibt seinen Platz frei; es ist endgültig.