Scegliere le colonne giuste
Caricate il file e verificate le associazioni con i campi dell’ospite. Potete rivedere la lista prima di confermare.
IL VOSTRO FOGLIO DI CALCOLO È IL PUNTO DI PARTENZA
Trasformate la vostra lista Excel di ospiti in pass personali per l’evento
Avete già la lista confermata degli ospiti. Importatela da Excel o CSV, verificate i dati, poi inviate a ogni ospite un invito con codice QR e opzioni Wallet.
Nessuna raccolta di conferme · Nessun bisogno di ridigitare tutta la lista
OSPITI CLIENTI · ESEMPIO FITTIZIOExcel → InviteKey
Le vostre colonne, i vostri ospiti.
Associate i campi prima di confermare l’importazione.
Nome → Nome completoIndirizzo email → EmailGruppo → Categoria
| Nome | Gruppo | |
|---|---|---|
| Camille Martin | camille@example.com | VIP |
| Noah Petit | noah@example.com | Ospite |
| Léa Robert | lea@example.com | Partner |
Dati fittizi. Nessun file personale utilizzato.
I CAMPI ESSENZIALI
Cosa deve contenere il vostro file Excel o CSV?
Usate una riga per ospite. Le intestazioni delle colonne possono essere diverse: le associate ai campi di InviteKey durante l’importazione.
- EmailObbligatorio
- L’indirizzo per l’invito personale. Verificate che sia presente e valido per ogni ospite.
- IdentitàObbligatorio
- Almeno un campo: nome, cognome o nome completo. Potete mantenere nome e cognome in colonne separate.
- AziendaFacoltativo
- L’azienda o l’organizzazione dell’ospite, se questa informazione è già nella vostra lista.
- CategoriaFacoltativo
- Un’etichetta come Ospite, VIP o Partner. Le categorie non riconosciute vanno associate o create prima della conferma. Senza categoria si usa la categoria predefinita Ospite.
Avete raccolto le conferme altrove? È il punto di partenza giusto.
InviteKey non chiede agli ospiti di confermare la presenza. Trasforma la vostra lista già confermata in pass di accesso personali e segue gli ingressi il giorno dell’evento.
VERIFICARE PRIMA DI CREARE
Un’importazione in tre fasi, senza invio automatico degli inviti
Risolvere i punti che richiedono una decisione
Indirizzi non validi, possibili duplicati, categorie sconosciute: esaminate i punti segnalati e correggete o risolvete ogni caso.
Creare gli ospiti selezionati
Verificate il numero di ospiti effettivamente importati. Preparate poi l’invio degli inviti: importare un file non invia email.
Provate gli stati dell’anteprima
Questo esempio mostra come leggere il rapporto, non l’intera interfaccia di importazione. Nessun file viene trasmesso.
2 righe pronte · 1 riga da correggere.
Iniziate caricando la lista di esempio.
Lettura e verifica delle righe…
| Ospite | Stato | |
|---|---|---|
| Camille | camille@example.com | Pronto |
| Noah | noah@example.com | Pronto |
| Léa | lea@ | Da correggere |
Verifica completata
L’indirizzo di Léa è corretto: lea@example.com. Le 3 righe di esempio sono pronte.
Nessuna importazione reale e nessuna email inviata.
La capacità scelta è un limite esplicito
Se la lista supera i posti disponibili dell’evento, l’anteprima indica le righe incluse ed escluse. Verificate questo perimetro e adeguate la capacità se necessario prima di finalizzare.
DOPO L’IMPORTAZIONE
Personalizzare l’invito, poi distribuire i pass
Aggiungete l’identità visiva dell’evento, verificate l’anteprima dell’invito e preparate l’invio. Gli ospiti ricevono un accesso personale con QR e la possibilità di aggiungere il pass a un Wallet compatibile.
La lista diventa il vostro punto di partenza per l’accoglienza
Il giorno dell’evento, il vostro team scansiona i pass. Potete poi consultare gli arrivi ed esportare le presenze invece di ricostruire il risultato da un foglio di carta.
ESEMPIO DI SVOLGIMENTO
Un ricevimento clienti, una lista di 200 conferme
- Consolidate la lista: riunite le conferme raccolte dal team commerciale o da un altro strumento.
- Importate e verificate: associate nomi ed email; aggiungete azienda e categoria se utile.
- Preparate gli inviti: verificate l’identità visiva e inviate i pass agli ospiti selezionati.
- Consultate il risultato: dopo la scansione all’ingresso, consultate ed esportate le presenze prima della cancellazione programmata dei dati.
Domande sull’importazione delle liste di ospiti
Devo rinominare tutte le mie colonne?
No. Associate le colonne esistenti ai campi di InviteKey e verificate queste associazioni prima di finalizzare l’importazione.
Posso importare nomi senza indirizzo email?
No. L’importazione richiede un indirizzo email e almeno un campo di identità per ospite. L’email serve a distribuire l’invito personale.
Cosa succede se due righe hanno la stessa email?
L’importazione segnala i possibili duplicati nel file o rispetto agli ospiti esistenti. Esaminate questi casi e decidete come trattarli; non vengono uniti in silenzio.
L’importazione invia subito gli inviti?
No. Crea gli ospiti selezionati dopo la conferma. Preparare e inviare gli inviti è un passaggio separato.
InviteKey sostituisce il mio strumento di conferma presenze?
No. Subentra quando sapete già chi invitare, per distribuire i pass e controllare l’ingresso.
Dalla vostra lista all’arrivo degli ospiti
TENETE LA VOSTRA LISTA. SEMPLIFICATE L’ACCESSO.
La vostra prossima lista di ospiti può diventare la vostra prossima serie di pass
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