De juiste kolommen kiezen
Upload uw bestand en controleer de koppeling aan de gastvelden. U kunt de lijst nakijken voordat u bevestigt.
UW SPREADSHEET IS HET VERTREKPUNT
Zet uw Excel-gastenlijst om in persoonlijke evenementpasses
U hebt uw bevestigde gastenlijst al. Importeer die uit Excel of CSV, controleer de gegevens en stuur elke gast een uitnodiging met QR-code en Wallet-opties.
Geen bevestigingen te verzamelen · De lijst hoeft niet opnieuw te worden ingetypt
KLANTGASTEN · FICTIEF VOORBEELDExcel → InviteKey
Uw kolommen, uw gasten.
Koppel de velden voordat u de import bevestigt.
Naam → Volledige naamE-mailadres → E-mailGroep → Categorie
| Naam | Groep | |
|---|---|---|
| Camille Martin | camille@example.com | VIP |
| Noah Petit | noah@example.com | Gast |
| Léa Robert | lea@example.com | Partner |
Fictieve gegevens. Geen persoonlijk bestand gebruikt.
DE ESSENTIËLE VELDEN
Wat moet uw Excel- of CSV-bestand bevatten?
Gebruik één rij per gast. De kolomkoppen mogen afwijken: u koppelt ze tijdens de import aan de velden van InviteKey.
- E-mailVerplicht
- Het adres voor de persoonlijke uitnodiging. Controleer of het voor elke gast aanwezig en geldig is.
- IdentiteitVerplicht
- Minstens één veld: voornaam, achternaam of volledige naam. Voor- en achternaam mogen in aparte kolommen blijven.
- BedrijfOptioneel
- Het bedrijf of de organisatie van de gast, als die informatie al in uw lijst staat.
- CategorieOptioneel
- Een label zoals Gast, VIP of Partner. Onbekende categorieën moeten vóór de bevestiging worden gekoppeld of aangemaakt. Zonder categorie wordt de standaardcategorie Gast gebruikt.
Bevestigingen elders verzameld? Dat is precies het juiste vertrekpunt.
InviteKey vraagt gasten niet om hun aanwezigheid te bevestigen. Het zet uw al bevestigde lijst om in persoonlijke toegangspasses en volgt de binnenkomst op de dag van het evenement.
CONTROLEREN VOOR HET AANMAKEN
Een import in drie stappen, zonder automatische verzending van uitnodigingen
De punten oplossen die een beslissing vragen
Ongeldige adressen, mogelijke dubbels, onbekende categorieën: bekijk de gemelde punten en corrigeer of los elk geval op.
De geselecteerde gasten aanmaken
Controleer het aantal gasten dat echt wordt geïmporteerd. Bereid daarna de verzending van de uitnodigingen voor: een bestand importeren verstuurt geen e-mails.
Probeer de toestanden van het voorbeeld
Dit voorbeeld toont hoe u het rapport leest, niet de volledige importinterface. Er wordt geen bestand verzonden.
2 rijen klaar · 1 rij te corrigeren.
Laad eerst de voorbeeldlijst.
Rijen worden gelezen en gecontroleerd…
| Gast | Status | |
|---|---|---|
| Camille | camille@example.com | Klaar |
| Noah | noah@example.com | Klaar |
| Léa | lea@ | Te corrigeren |
Controle voltooid
Het adres van Léa is gecorrigeerd: lea@example.com. De 3 voorbeeldrijen zijn klaar.
Geen echte import en geen e-mail verzonden.
De gekozen capaciteit is een uitdrukkelijke grens
Als de lijst meer rijen telt dan het evenement plaatsen heeft, toont het voorbeeld welke rijen worden meegenomen en welke niet. Controleer die afbakening en pas zo nodig uw capaciteit aan voordat u afrondt.
NA DE IMPORT
De uitnodiging personaliseren en dan de passes verspreiden
Voeg de huisstijl van het evenement toe, controleer het voorbeeld van de uitnodiging en bereid de verzending voor. Gasten krijgen een persoonlijke toegang met QR-code en de mogelijkheid hun pass aan een compatibele Wallet toe te voegen.
De lijst wordt uw vertrekpunt voor het onthaal
Op de dag zelf scant uw team de passes. Daarna kunt u de aankomsten bekijken en de aanwezigheid exporteren, in plaats van het resultaat te reconstrueren uit een papieren lijst.
VOORBEELDVERLOOP
Een klantenreceptie, een lijst van 200 bevestigingen
- Voeg uw lijst samen: breng de bevestigingen samen die uw salesteam of een ander hulpmiddel heeft verzameld.
- Importeer en controleer: koppel namen en e-mails; voeg zo nodig bedrijf en categorie toe.
- Bereid de uitnodigingen voor: controleer de huisstijl en stuur de passes naar de geselecteerde gasten.
- Bekijk het resultaat: bekijk na het scannen bij de ingang de aanwezigheid en exporteer die vóór de geplande verwijdering van de gegevens.
Vragen over het importeren van gastenlijsten
Moet ik al mijn kolommen hernoemen?
Nee. Koppel uw bestaande kolommen aan de velden van InviteKey en controleer die koppelingen voordat u de import afrondt.
Kan ik namen zonder e-mailadres importeren?
Nee. De import vereist per gast een e-mailadres en minstens één identiteitsveld. Via de e-mail wordt de persoonlijke uitnodiging verspreid.
Wat gebeurt er als twee rijen hetzelfde e-mailadres hebben?
De import meldt mogelijke dubbels in het bestand of ten opzichte van bestaande gasten. Bekijk die gevallen en beslis hoe u ze behandelt; ze worden niet stilzwijgend samengevoegd.
Verstuurt de import de uitnodigingen meteen?
Nee. Hij maakt de geselecteerde gasten aan na de bevestiging. De uitnodigingen voorbereiden en versturen is een aparte stap.
Vervangt InviteKey mijn tool voor bevestigingen?
Nee. Het neemt het over als u al weet wie u uitnodigt, om de passes te verspreiden en de toegang te controleren.
Van uw lijst tot de aankomst van uw gasten
HOUD UW LIJST. VEREENVOUDIG DE TOEGANG.
Uw volgende gastenlijst kan uw volgende reeks passes worden
Gratis tot 50 gasten · Voor professionals en organisaties